En budgetofficer er en uddannet fagmand, der arbejder for at holde budgettet afbalanceret for en virksomhed over en bestemt periode. Budgetansvarlig er ansvarlig for at kontrollere, hvordan midlerne bruges, og sikre, at virksomhedens planer, der kræver finansiering, er mulige inden for budgetgrænserne, og at årsrapporten for virksomheden oprettes med sandfærdige og pålidelige tal. Budgetansvarlig forventes ofte at planlægge og foretage ændringer i budgettet, hvis det skal forbedres over tid.
Transaktioner og verifikation
En budgetansvarlig har ansvaret for at styre og analysere hver transaktion, virksomheden foretager. Dette omfatter både køb eller generelle omkostninger og indtjening eller salgsindtægt. En budgetansvarlig skal bestemme virkningen af hver transaktion på selskabets finansielle konti, da et selskab ikke bør gå i gæld på grund af køb. Han er også ansvarlig for at verificere hver transaktion for at sikre, at den er legitim og afsluttet.
Regnskabssystemer
En budgetansvarlig har også ansvaret for at implementere regnskabssystemer i et selskab for at sikre, at transaktioner, budgetter og overordnede finanser opretholdes konsekvent. Gennemførelsesprocessen omfatter kompilering og analyse af virksomhedens behov gennem tidligere regnskabsdata og anvendelse af de disponible ressourcer fra regnskabs - og finansielle afdelinger i virksomheden. Hvis virksomheden bruger et softwareprogram, ændrer budgetansvarlig regnskabssystemerne, så de passer til virksomhedens behov.
Månedlige afdelingsbudget
Hver afdeling i et firma vil have sit eget budget. En budgetansvarlig skal analysere hver institutions budget for at sikre, at der er tilstrækkelige midler til rådighed til at drive hver måned. Hvis ikke, skal budgetansvarlig konsultere afdelingscheferne for at se, hvordan budgettilpasninger kan spare penge i en enkelt måned for at holde styr på. Disse ændringer sikrer, at budgettet forbliver stabilt, så den langsigtede finansielle planlægning for afdeling og virksomhed ikke påvirkes.
Årsrapporter
Et selskab skal skrive en årsrapport en gang om året for at reflektere over det foregående års finansielle status. Årsrapporten indeholder budgetter for alle udgifter, køb og løn, der betales for at holde virksomheden operativ, samt alle de resultatopgørelser, der viser, hvor meget selskabet har tjent. Budgetansvarliges ansvar i denne henseende omfatter undersøgelse af budgetterne i rapporten for fuldstændighed, nøjagtighed og kontrol for at se om årsrapporten opfylder virksomhedens finansielle procedurer og regler.
