Terminal ciffer filing er et arkivsystem, der fungerer ved at bruge de sidste to numre på filer for at organisere dem. Det følger derefter tallene i omvendt rækkefølge for at finde den nødvendige fil. Som et resultat er dette numeriske system for arkivering effektivt for mange store virksomheder. Terminal cifre arkivering har fire hovedfordele, der adskiller det fra andre arkiveringssystemer.
Enkel styring
En af de største fordele ved terminalscanning er, at det er relativt nemt at håndtere. Da filer er adskilt numerisk, er det nemt for personale at spore en fil på kort tid. Alt, hvad en person skal gøre er at spore tal i omvendt rækkefølge, indtil filen er fundet.
Store virksomheder
Hvis et firma skal gemme over 10.000 filer, er det ideelt at bruge et terminalseddelingssystem. Designet af dette arkiveringssystem er perfekt til styring af tusindvis af filer og vedligeholdelse af organisationen. Mens andre systemer, som alfabetisk eller farvekodet arkivering, kun kan håndtere et lille antal filer, kan terminalscreening håndtere væsentligt mere. Som følge heraf er denne form for arkivering ofte valget af store hospitaler.
Forhindrer crowding
En ekstra fordel er, at det også forhindrer overfyldning omkring arkiveringssystemet. Da terminalcifret arkivering holder filer bredt fordelt ved at dividere dem i 100 sektioner, skaber det mere plads og hjælper med til at forhindre, at flere medarbejdere trænger rundt i et koncentreret område. Til gengæld er tiden gemt, og en virksomheds arbejdsstrøm kan løbe mere glat, end det ville med et alternativt arkiveringssystem, som en alfabetisk.
Social Security Numbers
En anden fordel er at holde styr på individer via Social Security numre er ideel til terminalsøgning. At arbejde baglæns fra den endelige enhed til den sekundære enhed til den primære enhed gør det nemt at finde en persons fil. Dette gør terminalcifret arkivering perfekt til offentlige myndigheder.
