Terminalcifret arkiverer de sidste cifre i et identifikationsnummer, der skal bruges som den primære identifikator til arkivering. Et socialsikringsnummer, der slutter i 0000, ville have de sidste fire cifre, der blev brugt til at klassificere den enkelte post i systemet, og de resterende to grupper af cifre ville være undergrupperne under 0000.
Organisation
Nummergrupper registreres i filen i omvendt rækkefølge, så et identifikationsnummer på 555-44-3333 vil have 3333 som sin primære gruppe, med 44 og 555 følgende for at bestemme filens placering i 3333-kategorien. Filerne er arrangeret i stigende numerisk rækkefølge. Organisationer brugte normalt farvekodede etiketter på terminalcifrefiler til nem identifikation.
Fordele
Nye terminalcifre filer bliver ikke automatisk grupperet på samme fysiske sted, hvilket forhindrer overbelastning i filrummet. Fordi den eneste information på en terminalcifrefil er numerisk, giver systemet mere privatliv end at mærke jakken med et navn.
Brugere
Terminal ciffer arkivering fungerer godt i organisationer, der skal beskæftige sig med titusindvis af poster eller mere. Selvom terminalcifrede arkivering oftest er forbundet med sundheds- og forsikringsorganisationer, bruges den også ofte i offentlige organer og finansielle institutioner.
