En virksomhed kan håndtere hundredvis eller tusindvis af filer hvert år. Organisationen eliminerer det harried, stressede følelse du får, mens du søger efter noget vigtigt. Det rigtige arkivsystem kan hjælpe din virksomhed med at løbe mere jævnt og effektivt.
Elementer du skal bruge
-
Filer
-
Hængende filer
-
Etiketfaner
Analyser dine filer. Er det bedst at sortere dem efter kundens efternavn, efter projekt eller kronologisk? Vælg de egenskaber, du vil bruge, mens du søger efter en fil.
Mærk dine filer tydeligt. Adskil de mindre filer i kategorier i hængende mappe. For eksempel kan "juli 2008" have sin egen mærkede hængende mappe, og du kan indsætte alle kontrakter eller mapper fra den pågældende måned i den hængende mappe.
Separate filer i forskellige arkivskabe. Har et kabinet til administrative filer, såsom bestilling af leverancer, lønoplysninger og genoptagelser; et andet kabinet til klientfiler med afsluttede kontrakter og betalings- og projektinformation og enhver anden type din virksomhed har brug for. Mærk kabinetterne tydeligt.
Test dit arkiveringssystem, inden du præsenterer det til dine medarbejdere. Vær sikker på at du kan finde alt nemt, og at den måde, du har organiseret ting på, er fornuftig. Hvis du har organiseret alt kronologisk, men test viser alfabetisk, giver mere mening, skal du ændre dit system.
Ring et kort møde og forklare arkiveringssystemet. Vær sikker på, at alle forstår, hvordan systemet fungerer, og vigtigheden af at følge systemet.
Bestem, hvem der skal gøre arkiveringen. Du kan uddelegere arkivering til en person, eller lade hver medarbejder gøre sin egen arkivering. Medarbejdere kan have et arkivskab på deres kontorer, men du har stadig brug for et centralt arkiveringssystem, ideelt med en ansvarlig person.
Fil vigtige dokumenter dagligt. Rutinemæssig arkivering hjælper dig med at holde dig organiseret og holder arkivering fra at blive en større opgave, end det skal være. Brug arkivering bakker i hvert kontor, og sørg for, at bakkerne tømmes i slutningen af hver arbejdsdag.
Vurder arkiveringssystemet hver sjette til tolv måneder. Rengør forældet materiale fra dit system.
