Virksomheder skal holde nøjagtige registreringer af køb, udgifter, penge skyldige og andre regnskabsmæssige faktorer. Traditionelt har virksomheder sporet regnskabsføringer manuelt, hvilket kan være tidskrævende og dyrt at afslutte. Da virksomhederne i stigende grad vender sig til edb-regnskabssystemer, kan du begynde at undre sig over, om dette er den rigtige økonomiske beslutning for din virksomhed. Lær fordele og ulemper ved computeriseret regnskab for at afgøre, om det kan hjælpe din virksomhed med at vokse.
Nøjagtighed
Computeriseret regnskab reducerer margenen for menneskelig fejl, hvilket skaber færre fejl og større nøjagtighed i sporing af din virksomheds økonomi. Da computere udfører grundlæggende regnskabsfunktioner, er der mindre chance for, at simple menneskelige fejl vil resultere i alvorlige regnskabsproblemer. Nøjagtighed er en af de vigtigste fordele for edb-regnskab, da virksomheder skal stole på korrekte beregninger for at træffe informerede forretningsbeslutninger.
Adgang
Øget adgang er en anden pro relateret til edb-regnskab.At have nøjagtige, trackable records øger troværdigheden hos eksterne investorer og forretningspartnere; Virksomheder kan sikkert og effektivt dele udvalgte poster med relevante parter ved at dele et link, kode eller elektronisk fil. Data fra mange firmaafdelinger kan let deles for mere åbenhed og større adgang til information under beslutningstagning. Mere end én person kan se og manipulere edb-regnskaber uden at risikere at lave flere kopier af følsomme finansielle dokumenter.
Ansvarlighed
Et andet pro for edb-regnskab er øget ansvarlighed. Når regnskabsfilerne gemmes og sikkerhedskopieres elektronisk til et eksternt harddisk- eller off-site computersystem, er der mindre risiko for, at optegnelser bliver ødelagt eller tabt i brand, oversvømmelsesskader eller rensevand. Godt vedligeholdte, nøjagtige virksomhedsregistre kan spare tid og penge under revisioner, da oplysninger skal være tilgængelige.
grænser
Computeriseret regnskab har dog sine begrænsninger. En sammenhæng i edb-regnskab er, at mens softwareprogrammer kan være udstyret til at udføre avancerede evalueringer af finansielle poster, har du stadig brug for et forretningsmæssigt menneske, der forstår softwaren og dets evner nok til at godkende rapporter. Nøjagtighed forbliver et problem, når mennesker stadig skal indtaste data i obligatoriske felter. Misplacerede kommaer eller decimaler kan resultere i alvorlige regnskabsfejl på trods af software mekanismer designet til at fange fejl.
Penge
En anden forbindelse i forbindelse med edb-regnskab er det dyrt at købe tilstrækkelige computere og regnskabssoftware. Penge gemt fra betalende medarbejdere lange timer til manuelt at logge regnskabsoplysninger kan nemt blive tabt sammenlignet med de høje omkostninger for højtuddannede revisorer, der er bekendt med softwaren. Softwarevirksomheder kommer regelmæssigt ud med nye, opdaterede regnskabssystemer, som kan være dyre, men anses for nødvendige på grund af sårbarhed for systemfejl eller hacker tilgængelighed i ældre versioner.
