Computeriserede regnskabssystemer er vokset så almindeligt, at det næppe giver mening at forestille sig moderne alternativer, der udelukkende er baseret på håndskrevne ledgers og old school add-maskiner. Men det er nemt at blive alt for afhængig af edb-regnskab. Før du dykker dybere ind i teknologiløsninger, overvej de mulige faldgruber for at tillade en maskine og et softwareprogram at gemme alle dine data og beregne vigtige numeriske relationer.
Kvalitet af information
Kvaliteten af de oplysninger, som et edb-regnskabssystem giver, afhænger af kvaliteten af de oplysninger, du indtaster. Du kan indtaste hver enkelt check, kvittering og faktura i QuickBooks, men hvis du ikke har oprettet dit QuickBooks-oversigt over konti for nøjagtigt at afspejle virksomhedernes komplicationer, vil dine bestræbelser kun give delvist eller irrelevant information. Hvis din virksomhed f.eks. Arbejder med flere typer konti som onlineforhandlere, mursten og mørtelbutikker og direkte salg til kunder, vil dine regnskabsdata ikke være særlig meningsfuldt, medmindre du sporer disse kategorier separat.
Det menneskelige element
Selvom edb-regnskabssystemer bruger teknologi til at beregne summer og lagreinformation, skal disse data indtastes af mennesker, og disse mennesker skal trænes. Træningspersonale på softwareprogrammer kan være dyrt, og viden skal opdateres regelmæssigt, fordi edb-regnskabssystemer ændrer sig, nogle gange hvert år. Fejl sker på mange trin i læringskurven, og et edb-system med formler, der bygger på hinanden, vil sandsynligvis sammensætte tilsyneladende simple fejl, hvilket gør kilden til et problem endnu vanskeligere at finde.
Teknologi omkostninger
Næsten alle aspekter af et edb-regnskabssystem er dyre. Computere er eksponentielt dyrere end papirbøger, og den software, der kræves til dine regnskabsdata, tilføjer en yderligere udgift, der ofte skal fornyes eller opdateres årligt. Du kan også være nødt til at dække midler til reparationer eller ansætte fagfolk til træning, brugerdefineret software eller for at eliminere specielt komplekse uheld.
Sikkerhed og Permanence
Computeriserede regnskabssystemer er sårbare over for sikkerhedsspørgsmål. Cloud-baserede systemer gemmer virksomhedens informationer eksternt, hvor det kan blive hacket. Dit system kan være inficeret med en virus, der ødelægger eller ødelægger oplysninger. Computere kolliderer også regelmæssigt, så medmindre du er særlig omhyggelig med at sikkerhedskopiere filer, kan du miste mange timers arbejde. Så mens computeriserede regnskabssystemer organiserer oplysninger og foretager beregninger hurtigt og effektivt, kan de skabe en falsk følelse af sikkerhed. Bundlinjen er, at de aldrig helt kan stå ind for direkte kendskab til systemer eller førstehånds kendskab til detaljerne i din operation.
