Dokumentkontrolprocedurer er afgørende for at behandle fakturaer, der skal betales. De vil medvirke til, at du korrekt registrerer alle fakturaer, der skal betales til regnskabet, og behandler betalinger for fakturaerne rettidigt. En skriftlig procedure til behandling af konti skal bidrage til at afhjælpe fejl i behandlingen og for at undgå forsinkede gebyrer for manglende overdragelse af betalinger til tiden.
Dato-Stempel Fakturaen
Den person, der er ansvarlig for åbningen af den daglige post, skal have datoen for stempelet på hver betalingsfaktura, der modtages med den aktuelle dags dato. Date-stamping giver dig mulighed for at spore det tid, det tager at betale en faktura hos din virksomhed. Den person, der stempler fakturaerne, skal notere eventuelle væsentlige tidsforskelle mellem fakturaudstedelsesdatoen og den modtagne dato. Fakturaer, der sendes uger efter generationen, må muligvis skubbes igennem kontoudbetalingsprocessen hurtigt for at undgå forsinkede gebyrer.
Kode fakturaen
Den medarbejder, der er ansvarlig for oprettelsen eller forvaltningen af udgiften, skriver koden for den relevante hovedbogskonto på fakturaen og sammenligner fakturaen med det resterende budget for denne omkostningskonto. Hvis den generelle hovedbogskonto overstiger det budgetterede beløb, når du har behandlet fakturaen, skal medarbejderen inkludere en forklaring på overdragelsen til fakturaen.
Få faktura godkendelse
Ledere er ansvarlige for at gennemgå og godkende alle fakturaer, der skal betales af fakturaer, der falder inden for deres kontrolområde. Lederen gennemgår kodningen på fakturaen for nøjagtighed og enhver forklaring på budgetoverdragelse for grundighed. Lederen begynder derefter og fakturerer fakturaen, så revisoren ved, at lederen har godkendt fakturaen for betaling.
Forbered checken
Revisor gennemgår fakturaen for at sikre, at de korrekte godkendelser og forklaringer til overage er inkluderet på fakturaen. Revisoren kontrollerer også kodingen på fakturaen og spørger enhver kodning, der synes at være i fejl. Når revisor er tilfreds med godkendelse og kodning af fakturaen, forbereder han en check for betaling.
Forretningskontroller skal indeholde to checkstubs: en checkstub for udstederen og en checkstub for modtageren. Checkstubben skal indeholde faktura dato, faktura nummer og firma kontonummer, hvis sælgeren tildelte en. Udstederens kontrolstub kan indeholde den generelle hovedbogskodning, hvis det ønskes. Lav en kopi af fakturaen til dine egne poster og hæft udstederens kontrolstub øverst på fakturaen. Fil faktura kopien for at understøtte udgiften i tilfælde af revision eller regnskabsforskning.
