Kontraktsforvaltning bedste praksis anbefaler regelmæssige revisionsaftaler. I modsætning til regnskabsaflæggelser, der typisk finder sted årligt, sker der dog hyppigere kontraktanmeldelser. Eksempelvis omfatter en revisionsplan for ingeniør- og byggekontrakter ofte månedlige betalingsrevisioner, samt kvartalsvis, halvårlig eller årlig revision for længere projekter. Fuld forståelse af overensstemmelsesrevisionsprocedurer øger chancen for at du får fat i fejl, der ellers kan resultere i spildende udgifter og omkostningsoverskridelser.
Etablere revisionsmål
Hvor gennemgangen sker inden for kontrakten, fastsætter livscyklus revisionsmål. En kontrolrevision - som foregår tidligt i kontraktens livscyklus - fokuserer typisk på evaluering af entreprenørens processer og interne kontroller. Målet er at forbedre kommunikation og identificere og strømline processer med risiko for overspending. En genopretningsrevision - en, der finder sted månedligt eller før den endelige kontraktudbetaling forfalder - søger efter faktureringsafvigelser, såsom ugyldige, overdrevne og dobbelte afgifter. Målet er at forhindre faktureringsfejl og genoprette overbetalinger.
Saml revisionsholdet
Ved beslutningen om revisionsholdets størrelse og sammensætning skal man se på kontraktens størrelse og kompleksitet. I det mindste skal både kontrol- og genopretningskontrolhold omfatte kontraktleder, en repræsentant fra regnskabsafdelingen og en neutral tredjepart. Store eller komplekse kontrakter kan dog kræve yderligere teammedlemmer, der er fortrolige med kontraktledelse og revisionsprocedurer. Hvis revisionen afslører svigagtige aktiviteter, kan det være nødvendigt at indbringe en erfaren retsmedicinsk revisor eller bedrageriundersøger.
Kontrolkontrolprocedurer
En kontrolrevision ser hovedsageligt på fakturerings- og betalingsprocedurer og forebyggende kontrol. Procedurer omfatter en intensiv gennemgang af kontrakten og både kontrahenterne og leverandørernes fakturaer og betalingsdata. Revisionen søger passende interne kontroller som f.eks. Adskillelse af arbejdsopgaver, autorisationssystem og informationssikkerhed. Test kan omfatte oprette, behandle og betale en prøvefaktura, der ofte introducerer forsætlige fejl for at se, om de eksisterende kontroller er effektive.
Revisionskontrolprocedurer
Månedlige opsvingskontrol afstemmer entreprenørens sidste jobomkostningsrapport til de beløb, der faktureres i den nuværende periode. Revisorer begynder med at gennemgå jobomkostningsrapporten og sammenligne den med at indgå i faktura- og betalingsbetingelser. Baseret på tilstedeværelsen af eventuelle røde flag kan revisorer vælge og afprøve nogle få eller mange stikprøver for forskellige typer omkostninger som arbejdskraft, materialer, administrative omkostninger og overheadomkostninger. Transaktionstest består typisk af omberegninger og konstruktion af revisionsspor. Ifølge KPMG ser revisions-, skatte- og rådgivningsfirmaet efter afvigelser som betydelige overarbejde, omkostningsreklassifikationer, omkostningsopgørelser, usædvanlige eller manglende omkostningsbeskrivelser, store eller usædvanlige dollarbeløb, omkostninger, der er afholdt før kontrakten begyndte og hjemmekontorets overhead omkostninger.
Opret en opfølgningsrapport
Efter revisionen udarbejder og forelægger teamet en endelig rapport til virksomhedsejeren og entreprenøren, normalt i et ansigt til ansigt møde. Selv om resultaterne bestemmer, hvor meget informationen i rapporten indeholder, fokuserer det på at identificere, forklare og fremsætte anbefalinger til afhjælpning af uoverensstemmelser eller ineffektive procedurer. Revisorerne angiver også målene, samt forklarer kontraktrevision og revisionsprøveprocedurer.
