At holde dine vejledere, jævnaldrende og underordnede velinformerede er afgørende for et smidigt løbende kontor. Mens mange daglige informationer udveksles personligt, via e-mail eller telefonisk, er det undertiden nødvendigt at skrive et kontormemo, der minder om diskussioner og handlinger, der allerede har fundet sted (herunder medarbejderevalueringer) og / eller giver alle en "heads up" om forestående ændringer. Her er hvad du behøver at vide for at indsamle dine tanker og skrive et effektivt notat.
Identificer formålet med notatet, du vil skrive. Prøv at opsummere det i en kort sætning. Eksempler: Orientering for nye medarbejdere; Nye procedurer til behandling af rejsekrav; Holiday Potluck. Denne sætning vil udgøre linjen "Emne" øverst i dit notat lige under adressaterne.
Identificer de personer, som notatet skal hen til. Hvis det kun er et par personer, identificerer notatet dem hver ved navn, titel og afdeling. Hvis det dog går til en stor gruppe, vil de blive identificeret ved en kollektiv titel. Eksempler: Alle ansatte; Division 4 Ledere; Clerical Support Staff. Disse oplysninger placeres i "Til" linjen i notatet.
Identificer dig selv og din titel på linjen "Fra". Selvom alle kender dig som "Bob", skal du identificere dig selv med både din for- og efternavn.
Følg "Rule of 3" i konstruktion af dit memo indhold; Fortæl specifikt til dine læsere, hvad du skal fortælle dem, fortæl dem hvad det er, og slutte med at gentage, hvad du netop har fortalt dem. For eksempel er måske dit notat om at minde dine medarbejdere om, at distraktionerne i feriesæsonen gør det til en populær tid for tyve at stjæle varer som punge og personlige ting tilbage i almindeligt syn. Det første afsnit vil råde dem om behovet for at være forsigtig. Andet afsnit vil give tips om låseskrive og døre og være mere opmærksomme på besøgende. Tredje afsnit vil anbefale handlinger, der skal træffes, hvis de observerer mistænkelig adfærd eller er offer for et kontorstyveri.
Brug kuglepunkter til notater, der indeholder proceduremæssigt indhold eller enhver form for tjekliste. Disse er meget lettere at følge og forstå end at indlejre dem i et fortællende afsnit.
Overhold reglen om 1-tommers margener på venstre og højre side og nederst på siden. Øverst på siden er sandsynligvis en form for brevpapir eller en skabelon, der vil tabe din øverste margen ned ad flere tommer. Hvis du ikke har brevpapir, kan du selv oprette et lækkert dokument ved at centrere ordet "MEMO" i fed 2 eller 3 tommer ned fra toppen af siden. "Til:", "Fra:" og "Emne:" ville blive skrevet til venstre margin. Memoens krop er enkeltafstand.
Brug en 12 pt. skrifttype, der vil være let for dine modtagere at læse. Times New Roman og Courier er standard; Bookman og Palatino er også acceptable.
Prooflæser dit indhold grundigt, inden du udskriver det.
Kopiere så mange kopier som du har brug for og distribuere dem til modtagerne.
Tips
-
Når det er muligt, skal du holde dit notat til en side. Med så meget som alle på et kontor skal gøre, vil alle memo'er, der går til flere sider, sandsynligvis blive afsat til senere læsning og vil til sidst komme til bunden af stakken. Hvis indholdet er af akut karakter eller om et kommende møde, skal de sætte på deres kalendere, så sørg for at dette skiller sig ud i emnelinjen, så dine læsere ikke vil savne det.
Advarsel
Hvis indholdet af dit notat er negativt eller måske skrevet i en forstyrrende øjebliks ånd, skal du sætte den til side i et par timer eller til næste dag og læse det igen.
