Kommunikation inden for en organisation er kritisk. Jo mere forbundne og informerede medarbejdere er, jo mere tillid vil de føle over for deres arbejdsgiver. Forskning tyder på, at medarbejderne foretrækker ansigt til ansigt interaktion med deres overordnede, men tidsbegrænsninger og størrelsen af en organisation tillader ikke altid en sådan tilgang. Firmememoer er en anden måde at formidle vigtig information til en organisations interne publikum. Mindre formelle end forretningsbrev, de kan annoncere nye politikker eller organisatoriske ændringer, levere ønskede oplysninger eller fungere som en projektopdatering. Lære at skrive et firma memo, der leverer information medarbejderbehov vil hjælpe med at styrke din virksomheds "magt inden for."
Elementer du skal bruge
-
Digitalt billede af firmaets logo
-
Desktop-publishing software
-
Printer
-
Papir
Indsæt firmaets logo som et billede øverst på din side.
Opret en titel, der læser (i alle store bogstaver) "MEMO", "MEMORANDUM" eller "INTEROFFICE CORRESPONDENCE." Dette kan centreres øverst eller justeres med venstre margen.
Efter titlen indsætter du en linje og derefter ordene "TO:," "FROM:," "DATE:" og "SUBJECT:" (du kan også erstatte "RE:" i stedet for "SUBJECT:") med De relevante oplysninger efterfulgt af et hårdt afkast. Arrangementet kan variere. Hvert element kan have sin egen linje til i alt fire linjer, eller du kan opdele i to kolonner: den første indeholder "TO:" og "FROM:" og den anden med "DATE:" og "SUBJECT." Du gør ikke Indsæt en intern adresse eller hilsen ("Kære …").
Start kroppen af dit notat på den anden eller tredje linje under overskriften. Hvis dit notat er en rutinemeddelelse, skal du åbne den direkte. Notater, der leverer dårlige nyheder, bør åbnes med en neutral erklæring, der er tæt relateret til notatets emne, kendt i erhvervskommunikation som buffer, for at forberede læsere til den negative information. Afhængigt af nyhederne kan du vælge mellem flere strategier for denne åbning. Vær sikker på at den er oprigtig, relevant, ærlig og kort.
Brug resten af dit rum til at give vigtige detaljer. Tonen skal være konversationel. Brug underoverskrifter til at gøre længere notater lettere at læse. Du kan også indeholde tabeller, grafer eller andre billeder. Forfattere, der ønsker at overtale deres publikum, bør indeholde, hvordan / hvorfor disse oplysninger vil gavne enten medarbejderne personligt eller virksomheden som helhed.
Slut på en positiv, venlig note. Inkluder ikke en gratis lukning eller underskrift.
Udskriv memoet og initialer med dit navn øverst, eller udfør memoet, der skal mailes (du kan miste nogle af formateringen ved at sende elektronisk). Hvis notatet vil blive sendt til flere modtagere, kan det være billigere at udskrive en kopi, starte det og derefter lave fotokopier.
Distribuere. Den kan håndleveres, mailes, sendes via interoffice mail eller mailes via posthuset.
Tips
-
Brug blokformat (ingen indrykning) med en mellemrum mellem hvert afsnit. Fokus på et emne. Prøv at holde notatet under to sider. Notater bør kun bruges blandt dit interne publikum. Send ikke et notat til personer uden for dit firma. Skriv et brev i stedet. Hvis du adresserer notatet til bestemte personer snarere end en hel afdeling eller medarbejdere generelt, skal du alfabetisere din liste over modtagere, medmindre der er personer i bestemte stillinger, som skal gives mere fremtrædende placering.
