Når du skal opsummere en stor mængde oplysninger, er et notat eller brev en effektiv måde at gøre det på. Mange mennesker synes at skrive svært og tror, at de ikke har ordforrådet til at gøre det. Men som skrivelæreren William Zinsser siger, skriver man bare på papir. Alt du skal gøre er at organisere dine tanker, følge stilen på det format, du har valgt, og brug et sprog, der er enkelt og klart.
Skrivning af en rapport i et notat
Skriv et overskrift. For et notat, angiv i øverste venstre hjørne, hvem der skal læse notatet (for eksempel Til: Alle ansatte), hvem skrev det (Fra: Dit navn), hvem ellers vil modtage det (CC: Navn på modtager) dato (nuværende dato) og hvad det handler om (Emne: Emne til adresse.)
Hvis det er et brev, begynde med en dato og hilsen, som "Til alle ansatte:".
Overvej dit publikum.Hvis du skriver til et generelt publikum, skal du bruge sprog, som alle vil forstå. Nye medarbejdere kan muligvis endnu ikke kende virksomhedens jargon, og medarbejdere i en afdeling må ikke forstå en anden terminologi.
Lav en oversigt. Organisering af dine tanker giver mulighed for klar skrivning. Overvej hvad dit publikum vil vide, og hvad du vil fortælle dem. Fremhæv de vigtigste konklusioner af rapporten og hvad det betyder for de mennesker, der læser notatet.
Start med stærke åbningserklæringer. Bekræft rapporten og dens konklusioner. For eksempel: "Som et resultat af vores seneste produktivitetsundersøgelse vil vi foretage flere ændringer i vores internetbrugspolitikker."
Forklare. Fremhæv eventuelle data eller resultater, der understøtter konklusionen. "Konsulenterne fandt, at medarbejdere tilbragte to timer om dagen i gennemsnit kontrol email og administrere fantasy sportshold." Lad også læserne vide, hvornår ændringerne finder sted.
Fortæl folk hvor de kan gå til mere komplette oplysninger (hvis det er relevant). For eksempel "Vi vil diskutere dette yderligere på vores ugentlige medarbejdermøde på fredag" eller "Den fulde rapport er tilgængelig for alle medarbejdere i PDF-formular." Underskriv ikke notatet; dit navn er øverst på notatet. Hvis du skriver et brev, skal du bruge dit fornavn, dit fulde navn eller dit fulde navn og titel afhængigt af omstændighederne og din præference.
Omskrive og skære rotten. Gentag udkastet og fjern unødvendige ord. For eksempel: "Det er virksomhedens opfattelse, at Scranton-kontoret aktivt skal søge at reducere ikke-produktivitetsproblemer ved at begrænse ikke-arbejdsmæssig brug af virksomhedens ressourcer" kan omskrives som "Corporate har bedt os om at begrænse personlig brug af virksomhedsejendomme. vil øge vores produktivitet."
Proofread og stavekontrol. Har en betroet kollega tjekke din grammatik og tone En dårligt skrevet sætning kan fortolkes på måder, du aldrig havde til hensigt. Kør også stavekontrol, men pas på automatiske ordudskiftningsfunktioner. Du vil ikke have din rapport til at sige "Indonesien", da du betød "Indiana".
