En kommunikationsstrategi er en dybtgående oversigt over et forslag til markedsføringskampagne eller en PR-strategi for at levere en bestemt besked. De afdelinger og medarbejdere, der er involveret i strategien, kan introduceres gennem et notat. Notatet giver et overblik over, hvad kommunikationsstrategien indebærer.
Identificer modtagere
Et memo bruges til massekommunikation. Det sendes typisk fra en leder eller en tilsynsførende til en gruppe medarbejdere. For et kommunikationsstrategi notat omfatter modtagerne medlemmer af marketing-, kommunikations- eller PR-afdelingerne. Afhængigt af memoindholdet, send det til hele afdelingen eller bare til afdelingens øverste ledelse. Hvis notatet indebærer muligheden for, at pressen / medierne kontakter kontoret, og strategien for håndtering af det, omfatter frontofficerpersonalet, såsom receptionist.
Etablere formålet
Emne linjen i notatet samt åbningsafsnittet relæer det overordnede formål med notatet. Mærk emailen "Kommunikationsstrategi" eller "Kommunikationsstrategi i forhold til …" i emnelinjen. I indledningen giver du et overblik over strategien eller detaljerne, hvorfor man er nødvendig. Du kan vælge sidstnævnte, hvis kommunikationsstrategien er som reaktion på en hændelse, som pressen vil kontakte kontoret om.
Skitsere strategien
Efter oversigten skal du skitsere strategien selv. Dette kunne omfatte, hvilken type svar på medieforespørgsler, der er acceptabelt. Det kunne også detaljere en ny marketingkampagne, såsom print reklame, sociale medier eller tv-kampagner. Redegør for annonceringsstederne, målene for hver og målgruppen. Beskriv hvilke værktøjer og ressourcer der skal bruges til at nå strategien - for eksempel design software, en specifik database med reklamebilleder eller kundeanmeldelser.
Opkald til handling og sammendrag
De endelige afsnit i notatet beskriver kampagnens overordnede mål og hvad kommunikationsstrategien skal nå. De kalder op de specifikke personer, hold og afdelinger, der er ansvarlige for de forskellige aspekter af strategien. For eksempel kan notatet relayere, at grafisk designteam skal oprette en printannonce, mens kommunikationsafdelingen komponerer annoncens indhold. I slutningen af notatet skal alle modtagere være klare over, hvilke ansvar de har brug for at handle på.
