Hvis du sidder bag en reception, er du den første person, en besøgende mødes i din virksomhed. Førstehåndsindtryk tæller, og din adfærd og holdning betyder noget. Du bør se for at gøre et professionelt og indbydende indtryk til enhver tid, selvom du er optaget af andre opgaver. Husk, at den besøgende ikke afbryder din virksomhed, han er din virksomhed.
Hilsen Besøgende
Kig op, når nogen nærmer sig dit skrivebord og smiler. Hvis du har et forretningsopkald, skal du få øjenkontakt med den besøgende for at indikere, at du ser hende og vil være med hende straks. Så snart du er færdig med dit telefonopkald, fokuser på den besøgende med et smil. Undskyld forsinkelsen og spørg, hvordan du kan hjælpe. Sæt varme ind i spørgsmålet, så det virker ikke forkert.
Indbydende Etiquette
Spørg den besøgende, hvis han gerne vil have plads, mens du kontakter den person, som han mødes med. Afhængig af din virksomheds politik kan du tilbyde kaffe eller te eller lede den besøgende til kaffeværelset. Tilbyde at hænge på sin frakke eller vise ham, hvor den kan hænges. Ring til den person, der skal møde den besøgende. Brug Fru eller Mr. når du annoncerer den besøgende.
Personligt Manner
Udover smil, moduler din stemme. Vær opmærksom på, at du kan formidle, hvad du synes ved tone i din stemme. Tyg ikke tyggegummi, tag personlige telefonopkald eller tekst, når nogen venter. Hvis du chatter med kolleger, skal du stoppe og fokusere på den besøgende. Spis ikke ved dit skrivebord. Hvis du ikke kan undgå det, skal du vælge fødevarer, der ikke har en dvælende duft. Med andre ord, ingen pizza eller spaghetti.
Skrivebord Udseende
Hold et rent og ryddeligt skrivebord, selvom du har andre opgaver at gøre udover at håndtere besøgende. Du har måske hauger papir til at arbejde igennem, men disse bør ikke spredes over hele dit modtagelsesområde. Husk, at dit modtagelsesområde fremmer din virksomhed og bør se professionelt ud - Belæg ikke dit skrivebord med pyntegenstande, sjove gadgets, fotos eller skriveborde.
