Når en virksomhed bestemmer et behov for at købe et produkt eller en tjeneste, skal beslutninger om, hvilken tjenesteudbyder eller leverandør der bruger, være baseret på forslag, skriftlige resuméer af, hvordan udbyderen eller sælgeren har til hensigt at imødekomme virksomhedens behov. Virksomheder anmoder om forslag fra andre virksomheder gennem brug af RFP'er.
Identifikation
En RFP er en anmodning om forslag, et formelt dokument, der beskriver firmaets behov for et produkt eller en tjeneste og giver en oversigt over potentielle leverandører eller tjenesteydere, der følger med i udviklingen af et forslag.
Funktioner
RFP'er indeholder detaljer om projektet, budgetoplysninger, deadlines og de kriterier, der skal bruges til at vælge leverandør eller tjenesteudbyder.
Kilder
I nogle tilfælde indgiver virksomheder RFP'er til en specifik liste over virksomheder, som virksomheden allerede har screenet. Andre gange annoncerer virksomheder RFP'er i professionelle tidsskrifter og aviser.
Tidsramme
RFP'er giver en frist for forslag, der skal indsendes, normalt flere uger eller måneder fra den dato, hvor RFP udstedes. Hvor længe virksomheden giver mulighed for forslag, afhænger af, hvor hurtigt virksomhedens behov er.
Fordele
RFP'er hjælper med at sikre, at hvert forslag, der modtages til et projekt, indeholder de oplysninger, som oprindelsesvirksomheden skal træffe beslutning om. Det gør også processen mere objektiv, da det kræver, at virksomheden etablerer kriterier for valg af, hvem der vil vinde et projekt.
