En anmodning om forslag (RFP) er et dokument, hvor du beder entreprenører om at byde på det arbejde, du ønsker udført. Det skitserer detaljerne i opgaver, krævede kvalifikationer, kontraktbetingelser, deadline for indsendelse og instruktioner om, hvordan man svarer. Du sender typisk et hensigtserklæring et par uger før det faktiske svarforslag til RFP. Dette giver RFP-udstederen en ide om, hvor mange svar der kan forventes. Selvom du kan finde kvalitets RFP og hensigtsskabeloner online, er det klogt at først udforske eksempler på, hvordan du skal reagere og hvad du skal medtage eller gå ud af.
Dechifter detaljerne
Inden du svarer på en RFP, skal du læse den grundigt. I sidste ende bør dit svarforslag indeholde detaljer om, hvordan du producerer resultater, der opfylder kravene. Vær forsigtig, hvis RFP-kravene ikke klart angiver ønskede funktioner eller er tvetydige på nogen måde. Du ønsker ikke at finde dig selv mangel på at opfylde kravene i slutningen af projektet. Se efter beregninger, der definerer, hvordan din overholdelse vil blive målt. Vurder straffen for manglende overholdelse og vejer risikoen. Forstå, hvordan en eventuel kontrakt vil blive dokumenteret, overvåget og lykkedes at håndhæve aftalen. Hvis udstederen er åben for spørgsmål, skal du kontakte dem for at løse noget, der er vagt. Derefter kan du sende din hensigt med tillid.
Grundlæggende eksempel og oversigt over en RFP hensigtserklæring
Når du først har besluttet at reagere, skal du straks sende en RFP hensigtserklæring til det firma, der udsteder RFP, der angiver, at du planlægger at indsende et forslag. Dette sikrer, at du modtager opdateringer eller ændringer til den oprindelige RFP. Reager ikke med et håndskrevet brev eller brug e-mail, medmindre du udtrykkeligt har instrueret det. Start dit brev ved at angive, hvorfor du er interesseret. Godkend fristen. Medtag dine kontaktoplysninger. Som et eksempel på kroppen i dit brev kan det være så enkelt som:
"Vi vil gerne angive vores interesse i det refererede Request for Proposal (RFP) og blive underrettet om eventuelle opdateringer, inden vi sender på den krævede dato."
Du kan selvfølgelig medtage flere detaljer. Undgå at stille klare spørgsmål, som kan gøre din hensigt tvetydig.
Hvad med en tid til at forhandle?
Prisforhandlinger starter typisk senere, f.eks. I det oprindelige bud, hvis du laver shortlisten. Du kan dog vælge at inkludere et afsnit eller to i hensigtserklæringen og redegøre for projektets finansieringsbehov. Men vær opmærksom på, at det kan påvirke din chancen for at score en kontrakt, hvis du opdager økonomiske forhold for tidligt i processen.
Send det sikkert
Du vil sikre, at dit brev ankommer; send det via bekræftet mail, så du får en kvittering med leveringsrekord. (Denne posttjeneste i USA tilbyder denne service til et lavt gebyr, se deres hjemmeside for løbende priser.) Du kan også spore leveringsoplysninger online. Du bør så være klar til at skrive dit egentlige forslag til at definere kontraktmæssige rettigheder og forpligtelser.
