For enhver organisation er kulminationen af mange års arbejde og planlægning at fejre en bygningens engagement. Der er mange måder at planlægge denne helligdag på. Nyd den tid, der bruges kreativt, hvilke komponenter der passer bedst til din begivenhed. Vil der være et båndskæring? Hvad med en frokost? Vil du medtage en religiøs komponent? Mange af disse ideer kan være afhængige af dit budget, men det er værd at udforske. Når du har nogle retningslinjer på plads, start planlægningsprocessen.
Indstil datoen flere måneder i forvejen. Koordinere med din entreprenør på en forventet afslutningsdato. Kontroller lokale bygningsforskrifter - du skal muligvis have et bevis for belægning, der skal udstedes, før du lovligt kan være vært for en begivenhed i den nye bygning. Hvis du planlægger en fælleseuropæisk fest, skal du kontrollere kalendere fra andre grupper eller institutioner, så du ikke overbooker prime datoer.
Forbered gæstelisten flere måneder i forvejen. Indsend inviterede VIP'er af datoen og lad dem vide, at du vil reservere parkeringspladser og specielle pladser til dem. Anslå antallet af gæster, der deltager: Se omhyggeligt på din liste og sandsynligheden for, at folk deltager. Typisk er jo større gæstelisten, jo lavere procentdel af deltagelse. For lister på 500 eller flere gæster er 25 procent deltagelse et start estimat. Cateringvirksomheder er en informeret ressource til estimering af antallet af gæster, der vil deltage.
Flere måneder i forvejen, inviter medlemmer af præster og andre talere, som du håber, vil deltage i tjenesten.
Udsend "gem dato" meddelelser pr. Mail til hele gæstelisten op til to måneder i forvejen.
Book og mød med cateringfirmaet så tidligt som muligt. Tag beslutninger om rumplanlægning, menu, udstyrsbehov, parkering, blomsterarrangementer og servicepersonale.
Book udstyr udlejning og tjenester. Begynd at planlægge møder for hver af dem flere måneder i forvejen. Disse kan omfatte udstyr (stole, borde, sengetøj, scene, lydsystem og podium), betjent, blomsterhandlere, musikere, printer og fotograf. Begynd at arbejde med ethvert medie, der kan dække arrangementet.
Mail invitationer tre uger før arrangementet. Håndadresse, hvis det er muligt.
Bekræft igen med tjenesteudbydere to uger i forvejen og dobbeltkryd alle detaljer. Lav en detaljeret tidsplan for begivenheder for hændelsesdagen og distribuere til tjenesteudbydere. Medtag kontaktoplysninger med mobiltelefonnumre. Programmer eller ordrer for service skal gå til printeren to uger før arrangementet.
På dagen før arrangementet reservere parkering til VIP'er, præst og cateringfirmaer med trafikkegler og reserverede parkeringsskilte. Afhent program / bestillinger af service fra printeren. Modtag lejeposter og start installationen. Kontakt mediemedlemmer igen og reserver parkering for dem, hvis det er nødvendigt.
På dagen for arrangementet skal du arbejde med planen og afhænge af de fagfolk, du har ansat for at udføre deres arbejde.
Tips
-
Design dedikationen til ære for bygningen. For eksempel kunne eleverne spille betydningsfulde roller i indvielsen af en ny skolebygning, eller gæster kunne blive inviteret til at kaste vildblomstfrø ved indvielsen af et offentligt havecenter. Hvis penge til den nye bygning blev doneret, planlægger at have en privat "sneak peek" fest for donorer natten før dedikationen.
