Alle organisationer kræver god registrehåndtering, fra tidsposterene genereres, indtil de bliver renset fra systemet. Ikkeeksisterende eller dårligt planlagte arkiveringssystemer medfører vanskeligheder med at arkivere og hente poster eller manglende effektivitet i styring af informationsstrømmen. De kan også oprette juridiske problemer på grund af tabte fortegnelser eller sjusket rekordlægning. Veloprettede arkiveringssystemer anvender alfabetiske, alfanumeriske eller numeriske kodede etiketter, der genererer effektiv arkivstyring og producerer mere professionelt kørende organisationer.
Numeriske arkiveringssystemer forklaret
Numeriske arkiveringssystemer tildeler numre til hver fil eller post, der indeholder oplysninger. Nummerering kan hentes fra selve posten (dvs. købsordrenumre), nummerering af filer i rækkefølge af rekordgenerering (fra 1 til 1.000), ved hjælp af sektionsnummerering, hvor filer nummereret under sektioner - eller kategorier - som 100, 200, 300 osv.., tilhører specifikke underpositioner eller bruger decimaler (svarende til Dewey Decimal System). Numeriske arkiveringssystemer indeholder ofte et filindeks til hjælp til rekordhentning.
Organisation og vedligeholdelse af ordre
Numerisk kodning tillader skift af hele sektioner af poster, samtidig med at korrekt sekventering opretholdes. Records arkiveres fortløbende, fra højre til venstre og fra top til bund. Straight-numeriske filer er organiseret i rækkefølge, stigende rækkefølge - laveste til højeste antal. Duplex-numeriske filer har to eller flere talsæt, adskilt af bindestreger, kommaer eller mellemrum, og arkiveres af åbningssættet efterfulgt af efterfølgende tal. Kronologisk-numeriske systemer indekserer filer efter år, måned og dag.Terminalsyste-numeriske systemer giver mulighed for at gruppere filer på hylderne, organisere filer med det sidste nummer (to til fire cifre lange) som det primære arkiveringselement og arkivere fortegnelser efter sidste nummer, mellemnummer og derefter første nummer. Hyldepladskrav bestemmes let ved at gruppere poster ved hjælp af numeriske sektioner - 10s, 100s, 1000s af poster pr. Hylde eller reol. Desuden bliver postorganisationen yderligere forstærket af filindeksering.
Nøjagtighed
Filsystemer med høj lydstyrke - filer hentes og genindleveres ofte - kombineret med farvekodede etiketter gør filhentning hurtigere og re-hylder og eliminerer forvirring, hvor antallet falder i rækkefølge. I terminalsyste systemer, for eksempel, er det endelige nummer kodet med en farve, det midterste nummer får en separat farve, og det første nummer får sin egen farve. Som det første, midterste og sidste nummer ændres, det gør også farven. Farven virker som en visuel ide for at øge hastigheden og effektiviteten ved arkivering.
Filing Speed
Numeriske arkiveringssystemer kombineret med farvekodningsforøgelse registrerings- og hentningshastighed - selv når hentning af en fil betyder henvisning i et indeks for at identificere filnummeret - fordi filklerken har en øjeblikkelig bevidsthed om filplacering efter filgruppe. I tilfælde af organisationsfusioner, hvor de enkelte organisationer har forskellige nummereringssystemer, behøver de numeriske koder ikke at blive ændret. Tilføjelse af filer til filrummet er hurtigere, fordi mindre nummererede filer (6-cifrede) arkiveres til venstre for højere nummererede filer (7-cifrede).
Fortrolighed
Numeriske arkiveringssystemer identificerer positivt bestemte poster, samtidig med at fortroligheden opretholdes, hvilket er særligt vigtigt i medicinske, kunde- og medarbejderoptegnelser ved at eliminere personlige identitetsmærker. Numeriske arkiveringssystemer overholder HIPAA-reglerne.
