Betydningen af at have et velorganiseret kontor arkiveringssystem er aldrig mere tydeligt, end når et vigtigt dokument mangler. Ineffektive arkiveringssystemer kan resultere i spildt tid, penge og føre til dårlig beslutningstagning, hvis det manglende dokument indeholder et integreret stykke information, og du skal danne en beslutning uden det. En måde at skabe ordre på fra kaos er at oprette et numerisk kontor arkiveringssystem, hvor du tildeler tal til optegnelser, såsom købsordrer, lagerartikler og estimater og filoplysninger i stigende rækkefølge eller fra laveste til højeste antal.
Elementer du skal bruge
-
Nummeringssystem
-
Arkivskab
-
File divider guider
-
Fildelerens faner
-
Filmapper, forskellige farver
-
Etiketter
Opsætning af kategorier og nummereringssystem
Opsæt filkategorier og tildel kontrolnumre. Liste individuelle afdelinger i din organisation separat. Tildel et hovedkontrolnummer for hver afdeling. For eksempel kan en lille virksomhed vælge at oprette kategorier, f.eks. "Finansiel", "Salg", "Indkøb", "Human Resources" og "Udstyr". Tildel et kontrolnummer til at identificere hver hovedkategori, f.eks. 100 til Financial; 200, salg; 300, indkøb; 400, menneskelige ressourcer; og 500, udstyr.
Opsæt filunderkategorier og tildel underkontrolnumre til at definere og identificere hver underkategori. For eksempel til salgskategorien kan du tilføje 10 til salgsrapporter; 20, salgsoverslag; og 30, Salgskvitteringer.
Opsæt et nummereringssystem inden for hver underkategori for at identificere individuelle dokumenter i underkategorien. Dette bliver det nummer, du udskriver på selve dokumentet. Hvis du for eksempel sender en ordre til fortrykte formularer til salg estimater, vil du angive nummeret på den første formular som 200-20-01 eller 200 20 01, hvis du foretrækker det. Hvert efterfølgende dokument øges med en. Du ville udskrive "200-20-02" på den anden salgsberegningsformular, for eksempel.
Opret et masterindeks for din arkivplan. Dette vil tjene som indholdsfortegnelse for dit arkivskab.
Opsætning af kabinet
Opret et farvekodningssystem for at identificere hoved- og underkategorier. Du kan for eksempel oprette en regel, der bruger en blå fildeler til at identificere hovedkategorier. Farvede filmapper kan derefter identificere underkategorier, som i røde mapper til salgsrapporter, grønne mapper til salgsoverslag og gule mapper til salgskvitteringer. Etiketter på filmapper identificerer indholdet, såsom etiketter, der viser 01-100, 101-200 og så videre.
Opret hoved kategori divider faner og placere i arkivskab. Mærk og læg indledende underkategori filmapper i arkivskabet og tilføj efter behov.
Filedokumenter i den korrekte numeriske rækkefølge.
Tips
-
Tag dig tid til at identificere dine virksomheds behov og beslutte dig for et kategori- og nummereringssystem, der giver mening for din virksomhed.
Hvis du bruger et computeriseret regnskabssystem og udskriver dine egne formularer, skal du måske ændre nummereringssystemet for at afspejle arkiveringskrav. For eksempel kan nummereringen på salgsberegningsformularerne begynde kl. 200-20-01 og øges med en for hvert nyt estimat.
Angiv en bestemt placering og container til alle dokumenter, der endnu ikke er indgivet, hvis du i mellemtiden har brug for dem.
Den bedste måde at sikre, at du holder op med arkiveringskravene, er at oprette en tidsplan, som daglig eller ugentlig.
