Filorganisation forbedrer workflow til et forretnings- eller personlige kontor. Talrige arkiveringssystemer eksisterer for at imødekomme forskellige behov og præferencer. Standard arkiveringsformater falder alle sammen i en af tre brede kategorier: emne, numerisk og alfanumerisk. Kontorarbejdere bruger den alfanumeriske metode, når filer skal indeholde både ord og tal.
Sådan organiseres filer
Alfanumeriske filer vil have en etiket indeholdende ord og tal. Denne kombination kan indeholde et navn og et telefonnummer eller et klientnummer. Virksomheder eller enkeltpersoner med få filmapper kan organisere ved hjælp af navne. Et stort antal filer kræver numerisk bestilling, da arbejdere har tendens til at finde filen ved hjælp af et kodenummer.
Brug af alfanumerisk arkivering
Sørg for, at hvert kodenummer kun gælder for en fil. Organiser filerne i numerisk rækkefølge. Brug gummibånd eller skillevægge til at samle filer i stakke på tiere eller hundredvis afhængigt af det samlede antal filer, så et bestemt nummer lettere at finde.
