Uanset om du arbejder i en travl PR-afdeling for et større selskab eller har fået tildelt forfremmelsen til en lille begivenhed, er medieadvarslen et af de vigtigste værktøjer i handlen. Medieadvarslen er en invitation, der er designet til at informere mediet om din begivenhed, som f.eks. En pressekonference eller en grand åbning, og lokke dem til at deltage. En medie advarsel adskiller sig fra en pressemeddelelse, hvilket er et eksempel på den type dækning, du gerne vil se efter arrangementet.
Tilføj en overskrift til dokumentet, der læser "Media Alert." Brug en stor skrifttype - 20 point eller højere - alle store bogstaver og fed skrift for at sikre, at advarslen skiller sig ud blandt alle de andre ting, et newsroom modtager hver dag.
Inkluder den dato, hvor du sender advarslen og dine kontaktoplysninger øverst på siden.
Beskriv de grundlæggende oplysninger om arrangementet; inkludere hvem, hvad, hvor, hvor, hvornår og hvorfor. Bryd hvert aspekt i et særskilt afsnit, hver med sin egen overskrift.
Brug klart, overbevisende sprog til at beskrive begivenheden, men undgå at rapportere. En medielarm er designet til at tiltrække medier til en begivenhed, ikke forklare arrangementet eller give vinkler på nyhederne.
Udskriv medieadvarslen på firmaets brevpapir. Dobbeltkryd dokumentet for typografier, stavemåder og grammatiske fejl og bekræft, at detaljerne i arrangementet er korrekte.
Forbered din mediekontaktliste. Hver medieafgang har sin egen præference for at modtage advarsler, men de fleste foretrækker fax eller e-mail. Bekræft, at kontaktoplysningerne for hver person er korrekte for at undgå at spilde tid.
Send medieadvarslen mindst 24 timer før arrangementet, hvis det er muligt. Hvis medieadvarslen er til en pressemøde på sidste minut eller et tilbud til en ekspert på en nyhedshistorie, skal du sende det så hurtigt som muligt, helst med mindst en time eller to opsigelser.
Følg medieopkaldet op med et telefonopkald, hvis du vil bekræfte, at nøglemedierne modtog advarslen og planlægger at deltage, eller hvis det går på kort varsel.
Send medieadvarslen til din virksomheds hjemmeside, og tilføj oplysninger om arrangementet til dine sociale medier, hvis det er relevant. Hvis medierne følger dig online, kan de straks få oplysninger fra disse kilder, hvilket er særligt vigtigt, hvis de er ude i feltet og ikke modtager din trykte advarsel.
Tips
-
Hold medierne opmærksomme kort, ikke mere end en side. Gør det klart, at der vil være muligheder for billeder og videoer ved mediebegivenheden.
