W-2-formularen er et væsentligt skattedokument for medarbejderne. W-2'er registrerer en medarbejders løn og anden kompensation, lønafgiftskat og andre tilbageholdende oplysninger, som skal indberettes på selvangivelser. Internal Revenue Service siger, at medarbejderne skal modtage deres W-2-formularer senest den 31. januar, så de har tilstrækkelig tid til at forberede deres selvangivelser.
W-2 Distributionsfrist
Fristen for arbejdsgivere at distribuere W-2 formularer er Jan. 31 - selv om IRS også siger, at medarbejderne skal modtage dem på den dato. IRS kan fine arbejdsgivere for hver sene W-2, med mængden afhængigt af hvor sent W-2'erne distribueres, størrelsen af virksomheden og om overtrædelsen er bevidst eller utilsigtet. En arbejdsgiver kan anmode om forlængelse ved at skrive et brev til IRS, der forklarer hvorfor hun ikke kan distribuere W-2'er inden udløbet af fristen. Forlængelsesanmodninger skal sendes til IRS Information Returns Branch i Kearneysville, WV. Marker brevet under opmærkningen af tidskoordinatorens forlængelse. Forlængelsesanmodningen skal sendes senest den 31. januar.
Elektronisk W-2 Distribution
Traditionelt sendes W-2 formularer via post. Arbejdsgivere kan også sende dem elektronisk, forudsat at medarbejderen accepterer og får W-2 inden udgangen af januar. Medarbejdere skal informeres om hardware og software til at modtage W-2 formularer elektronisk. Desuden skal arbejdsgiverne informere medarbejderne om, hvordan de kan tilbagekalde samtykke, hvis de ønsker det. Medarbejdere, der ikke vælger at modtage elektroniske W-2'er, fortsætter med at få papirformularer.
