Færre end 20 stater adresserer brugen af medarbejderfotografier uden samtykke, ifølge Eric Welter, en advokat hos Welter Law Firm. En arbejdsgiver, der posterer medarbejderbilleder på internettet uden deres samtykke, øger virksomhedens eksponering for medarbejdernes krav om erstatning for uautoriseret brug af deres fotografier. Hertil kommer, at virksomheder, der ikke får medarbejdernes samtykke, sætter organisationen i en usikker stilling, hvor medarbejdernes forventninger og beskæftigelsesstatus er berørt.
Legitime formål
Lovlige grunde til medarbejderfotografier involverer normalt virksomhedens identifikationsformål. Arbejdspladser med høj sikkerhed bruger medarbejderfotografier på identifikationsmærker; Ekstra kopier af medarbejderfotografier kan lagres i medarbejderens personaledat, hvis firmaet skal lave et duplikatemblem. Derudover kan medarbejderfotografier også være en del af I-9-formularerne. Arbejdsgivere udfylder I-9-formularer for alle medarbejdere til at dokumentere kvalifikationer til at arbejde for amerikanske firmaer. Mange I-9-formularer indeholder kopier af en medarbejders kørekort eller pas med fotografier.
Virksomhedsfremme
Arbejdsgivere øger nogle gange deres appel til jobsøgende ved at sende billeder og endda korte videoklip af tilfredse medarbejdere på deres hjemmesider. Denne brug af billeder tilpasser ansøgningsprocessen og giver potentielle kandidater et glimt på den gennemsnitlige dag for en medarbejder. Ikke desto mindre er disse former for reklame. Arbejdsgivere kan ikke retfærdiggøre brug af fotografier eller billeder af medarbejdere til reklameformål uden medarbejdernes samtykke.
Mulige konsekvenser
Udstationering af medarbejderes fotografier på internettet uden deres godkendelse kan føre til erstatningskrav eller brud på told. Medarbejdere, der mener, at de har ret til kompensation for reklame, kunne sandsynligvis få deres valg af advokater til at repræsentere dem i retssager. Hertil kommer, at medarbejdernes privatlivsproblemer kan føre til brud på toldkrav, som arbejdsgiverne måske har svært ved at forsvare. Harvard Law Review undersøgte potentialet i fremtidig retspraksis som følge af krav om ulovlig brug af fagbilleder, idet man spekulerede på, at emner på fotografier ville eje de fotografier, hvor de er afbildet.
Opnåelse af samtykke
Arbejdsgivere, der overvejer brugen af medarbejderfotografier, bør beskytte deres interesser ved at opnå samtykke. Arbejdsgiveren behøver ikke nødvendigvis at kompensere medarbejderne for brug af deres billeder; medarbejderens samtykke kan angive arbejdstagerens godkendelse til at bruge sit fotografi uden yderligere kompensation. Undertegnede samtykkeformularer skal indgå i medarbejderens personaleport samt generelle forretnings- og markedsføringsfiler.
Gunstig overvejelse
Arbejdsgivere, der ikke opnår samtykke fra medarbejdere til brug af deres fotografier, risikerer den utilsigtede konsekvens af de ansatte, der forventer gunstig behandling. Medarbejdere, hvis fotografier er publiceret på internettet for virksomhedens forretninger, kan forvente at være immun fra opsigelsen. Derfor er opnåelse af samtykke særligt vigtigt for at præcisere, at brugen af en medarbejders fotografi ikke er en indikation for permanent ansættelsesstatus.
