Budgettet er det primære værktøj, som finansanalytikere bruger til at styre udgifter og afvigelser fra budgettet. Ved at sammenligne budgettet med faktiske tal kan analytikere identificere eventuelle afvigelser mellem budgetterede og sande omkostninger. Jo højere variansen er, jo mere hjælp er det nødvendigt med hensyn til ledelsen. Den bedste måde at styre afvigelser på er at have månedlige rapporter og regelmæssige møder for at diskutere disse uoverensstemmelser med ledelsen og afdelingslederne. Dette giver dig også mulighed for at holde specifikke ledere ansvarlige for at minimere budgetvarianter.
Anmod om en kopi af det seneste budget. Det er ikke ualmindeligt, at budgetterne løbende revideres, så sørg for, at du har den seneste budgetrapport.
Hent den seneste udgiftsrapport. Denne rapport vil have faktiske numre afskrevet af organisationen. At skrive et aktiv ud betyder, at det fradrages fra indtægter for at opnå nettoindkomst.
Sammenlign de faktiske tal, der indberettes af budgetrapporten. Undersøg årsagen til variansen og identificere den afdeling eller gruppe, der primært er ansvarlig for variansen. Giv en budgetrapport til øverste niveau ledelse.
Anmod om anbefalinger for, hvordan du lukker variansen og følg op med afdelingslederen for at sikre, at anbefalingerne udføres. Skæreudgifter, undgå nye udgifter og omfordele aktiver eller arbejdskraft er nogle metoder til at lukke variansen.
Fortsæt med at sammenligne budgettet med faktiske tal, indtil budgetvariationen er minimal.
