De fleste personer i erhvervslivet sender rutinemæssigt dokumenter som en vedhæftet fil. Det er dog bedst at oprette en god mappe til postforsendelse. Dit mål at skrive et dokument til erhvervsmæssige formål er at inkludere oplysninger, som den anden part har brug for på professionelt sprog. Dette betyder ikke, at sproget skal være højbryn eller uklart. Hvis de, der læser dokumentet, måske ikke forstår fuldt ud, overvej at oprette en separat side med punkterede oplysninger for at forklare hoveddokumentet.
Saml alle de oplysninger, du har brug for til dit dokument. Giv klare oplysninger i dokumentet i en skriftstørrelse andre kan nemt læse. Eksperimenter med skrifttypestørrelser og udskriftsformater for at skabe et godt visuelt indtryk. Spørg en person, du har tillid til at gennemgå dokumentet, før du sendte det ud.
Indsæt navn, titel og afdeling for den person, der vil modtage dokumentet. Indtast navnet på dokumentets forfatter-, e-mail-adresse og telefonkontaktnumre. Indtast denne slags oplysninger i øverste højre hjørne af forsiden, eller centrer disse oplysninger nederst.
Skriv et resumé med angivelse af, hvilke oplysninger dokumentet leverer. Angiv f.eks. At dokumentet er et bud på et kontraktligt job. Begræns executive summary til en halv side eller mindre. Skriv dette afsnit som om læseren ikke har nogen anelse om eventuelle oplysninger, der er angivet i dokumentet. Resuméet skal indeholde oplysninger om, at den person, der modtager dokumentet, måske skal dele med andre.
Tilbyde oplysninger om det projekt, du ønsker at diskutere, ved at starte med de vigtigste oplysninger først. Engagere læsernes interesse og forsøge at holde det gennem hvert afsnit. Forretningsdokumenter har tendens til at blive kedeligt med for meget verbiage. Opret underpositioner for at præsentere oplysningerne på en mere interessant måde.
Mal et billede med dine ord. Hjælp læseren til at visualisere de punkter, du forsøger at gøre ved at bruge et sprog, der beskriver, hvad der skal ske.
Advarsel
Skriv et forretningsdokument om læsernes uddannelsesniveau. Hvis du planlægger at ansætte et udgravningsfirma for at fjerne snavs fra en byggeplads, skal du bruge sprog, som virksomheden vil udnytte i sin daglige drift, ikke en videnskabelig beskrivelse.
