Sikker på, at vi alle kender vores abc'er og tror, at vi kan filme ok, fordi ifølge alfabetet kommer Adam før Ant. Men hvor går AWC Company? Efter myr? I kontorkomplekset arbejder jeg med, papirer og filer bliver ofte arkiveret forkert, hvilket gør det svært at finde nødvendige dokumenter. Med nogle få enkle regler vil du kunne filere noget på det rigtige sted.
Samme efternavn, andet fornavn. Enkelt, når det emne, du arkiverer, har samme efternavn, men et andet fornavn, er arkiveringsordren bestemt af fornavnet. Så Adams, John vil komme før Adams, Sam i din arkivskab.
Samme efternavn, samme fornavn. Lidt hårdere, men der er andre ting at overveje. Hvis der er en begyndelse, bestemmes ordren af begyndelsen, så Adams, John B. er placeret før Adams, John D. Hvis ingen start, så brug den stat, personen eller firmaet er placeret i, og hvis det er det samme, Brug derefter byen, efterfulgt af gadenavn og endelig gadenumrene. Arbejde fra det større område til det mere specifikke område, når du bestemmer arkiveringsrækkefølgen.
Initialer. Begyndelser som det, der bruges i et firmanavn, betragtes som om hvert bogstav var et særskilt ord. Så hvis du placerer en fil til AWC Company, ville det komme før Adam Company, fordi hvert brev i det første firma betragtes som et særskilt ord. 'A' af sig selv indgives alfabetisk før et længere ord.
Forvirrende firma navne. Hvordan laver du Paul Smith Company? Under Paul eller Smith? Når det kommer til firma eller handelsnavne, fil ved fornavn. Så Paul Smith er indgivet under P for Paul og ikke S for Smith.
Numre og forkortelser. Disse indleveres som om de er stavet ud. 3 Søsters Restaurant er indgivet under T for tre. St. Joseph Church er arkiveret som om Saint blev stavet ud. Så filen til St. Joseph Church ville blive placeret før Sam Diner, fordi Sai kommer før Sam.
Tips
-
Disse er standard arkiveringspraksis. En computer filer imidlertid ikke på denne måde. En computer læser hvert navn bogstaveligt, så Adam Company i Trin 3 vil være før AWC Company, hvis der ikke er mellemrum mellem bogstaverne. Computeren vil også sætte tal før bogstaver og mener ikke, at St. i St. Joseph er faktisk ordet Saint. Hvis du kompilerer en computerliste og ønsker at den er i overensstemmelse med dit arkivsystem, skal der indtastes elementer i overensstemmelse hermed, så computerens sortering vil være den samme. Så du skal bruge mellem bogstaverne i A W C Company, stave nummer 3 osv.
