Hvis din virksomhed kræver, at du holder styr på alt fra store detaljer om en klient til tilsyneladende mindre problemer, vil det være til gavn for dig at lære at skrive et notat til en fil. Dette kan hjælpe dig i den daglige forretning.Hvis en person fra din klients kontor f.eks. Ringer eller sender dig en e-mail, der beder dig om at ændre på planen, skal du skrive et notat til filen, hvis en anden part senere besvarer dine handlinger. Noter til fil er afgørende for juridiske, medicinske eller andre meget følsomme filer, der senere også kan bruges i retten.
Åbn Microsoft Word. Klik på "Ny" på menuen "Fil". "Nyt dokumentopgavepanel" åbnes til højre.
Klik på "På denne computer", der er placeret i afsnittet "Skabeloner". Dialogboksen "Skabeloner" åbnes. Klik på fanen "Memoer". Klik på "Memo Wizard" og klik derefter på "OK". "Memo Wizard" starter.
Klik på "Næste". Under "Hvilken stil kan du lide", vælg "Professionel" og klik på "Næste" igen. Under "Vil du inkludere et afsnit", vælg "Ja" og indtast "Memo to File." Klik på "Næste".
Vælg "Dato", "Fra" og "Emne" under "Hvilke emner vil du medtage" og indtaste oplysningerne for hver enkelt. Datoen skal være datoen for forekomsten, f.eks. Et telefonopkald eller en e-mail. Det skal være fra dit navn eller din tilsynsfører navn, og emnet skal være en kort beskrivelse af forekomsten, som f.eks. "Ændring af lokalitet".
Klik på "Næste". Vælg "Fil" i afsnittet "Til". Fjern markeringen af afkrydsningsfeltet "CC". Klik på "Næste" igen. Tilføj eventuelle lukkede elementer og klik på "Næste", og klik derefter på "Afslut". Indtast dine noter i nederste del af memoformularen.
Udskriv memoet og fil det i klientens fil. Gem også en elektronisk kopi, hvis det er din virksomheds procedure at gøre det.
Tips
-
Skriv dit notat til filen så hurtigt som muligt efter hændelsen eller samtalen. Dette vil hjælpe dig med at huske detaljerne mere tydeligt.
Advarsel
Skriv aldrig noget nedsættende i et notat til en fil, der ikke er faktabaseret. At sige, at fru Smith syntes vred, er passende. At skrive, at fru Smith altid har en uhyggelig indstilling, er det ikke.
