Sådan planlægger du et konferenceopkald. I virksomhedernes verden er møder en vigtig del af kommunikationen. En måde at gennemføre møder på, hvor deltagerne kan være i forskellige kontorer eller endda forskellige dele af verden, er ved at planlægge et konferenceopkald. Selvom konferenceopkald kan være en bekvem måde at kommunikere på, er der et par trin, du skal tage for at planlægge en succes. Følg disse tips til at planlægge et konferenceopkald.
Beslut om en dato og klokkeslæt for dit telefonopkald. Vær sikker på at tage hensyn til deltagere, der opholder sig i forskellige tidszoner, når de planlægger tiden.Du ønsker ikke at planlægge et konferenceopkald for en tid før eller efter dine kolleger normalt ville være på kontoret.
Arranger for et telefonnummer fra din virksomheds konferencecenter eller kontakt en onlineudbyder, der letter konferenceopkald. Dette indebærer ofte oprettelse og regning og betaling af et lille gebyr, men det er en bekvem løsning, hvis din virksomhed ikke tilbyder konferencetjenester.
Forbered en mødeanmodning med angivelse af dato, tidspunkt og forslag til emne. Dette skal sendes via e-mail til konferencens deltagere flere uger før tid for at give dem rigelig tid til at rumme dit telefonopkald. Sørg for at medtage specifikke opkaldsinstruktioner og eventuelle PIN-numre, som deltagerne skal have adgang til opkaldet.
Opret en dagsorden for konferenceopkaldet. Din dagsorden skal dække, hvad du gerne vil have, at konferenceopkaldet skal nås, hvilke resultater der kræves efter opkaldet og hvilke deltagere der vil være ansvarlige for de næste trin.
Send dagsordenen og eventuelle supplerende oplysninger, som deltagerne skal gennemgå flere dage før opkaldet. Du kan inkludere regneark eller rapporter, der giver baggrund for det emne, du planlægger at adressere.
Opfølg personligt op med deltagere, som du ikke har modtaget bekræftelse fra dagen før konferencen. Et telefonopkald er bedst i dette tilfælde, da deltageren muligvis ikke har modtaget din email med mødeforespørgslen.
