Langfristet gæld indregnes i selskabets balance for at afspejle eventuelle låneaftaler, som selskabet har indgået som låntager, hvorefter betalinger forfalder efter det kommende regnskabsår. Betalingerne kan være månedlige, kvartalsvise eller årlige, og kan omfatte både renter og hovedstol. Når gælden oprindeligt udstedes, indregnes den i balancen på sin pålydende værdi. Da selskabet foretager relaterede rentebetalinger og hovedstolpenge, regnskabsmæssig værdi af gælden reguleres i balancen. Dette gøres af afskrivningsperiode gælden, som indebærer beregning af renter og hovedpartier af gælden separat, hvilket giver mulighed for indspilning af renteudgifter og foretagelse af reguleringer af gældens regnskabsmæssige værdi i balancen.
Gældsafskrivninger udføres typisk ved hjælp af en afskrivningstabel, som indeholder kolonner for begyndelseslånet, renteelementet i lånebetalingen, hoveddelen af lånebetalingen og slutrentebalancen. Hver række i bordet afspejler en ny betalingsperiode.
Prøveafskrivningsberegning
Antag, at et selskab modtager a fem år lån med en angivet værdi på $ 1.000, betales på 10 procent, der kræver 60 (fem år ganget med 12 måneder om året) månedlige udbetalinger af $21.25. Renteudgifter for den første periode beregnes ved anvendelse af rentesats til lånets hovedstol. Den angivne årlige procentsats på 10 procent konverteres til en månedlig rente ved at dividere 10 procent med 12 måneder, hvilket resulterer i en rente på 0,833 af 1 procent.
Det første måneds renteudgifter er lig med 0,00833 multipliceret med lånebalancen på $ 1.000, hvilket svarer til $ 8.33. Den månedlige betaling på $ 21,25 minus renten på $ 8.33 svarer til det beløb, hvormed lånebalancen er reduceret, $ 12,92. Derfor er lånebalancen lig med $ 1.000 minus $ 12.92 eller $ 987.08. Disse tal vises i den første række af afskrivningstabellen, hver i sin egen kolonne, som $ 1.000, $ 8.33, $ 12.92 og $ 987.08.
Låneværdien ved udgangen af perioden / måneden er nedført til den første kolonne i anden række som startlånsbalancen. Rentesatsen anvendes på begyndelseslånsbalancen på (0,00833 x $ 987,08), hvilket medfører renteudgifter på $ 8,22. Hovedreduktionen er lig med $ 21,25 minus $ 8,22, hvilket svarer til $ 13,03. Udestående lånebalancen beregnes ved at trække $ 13,03 fra den indledende lånebalance på $ 987,08, hvilket giver $ 974,05.
Denne proces opdateres med hver måneds betaling, indtil lånebalancen når nul. Hver periodes renteudgifter indregnes i resultatopgørelsen, og ultimo lånebalancen afspejles i balancen.
