Hvis du er på et udvalg og skal oprette en rapport for at diskutere dit møde, er det vigtigt at sørge for, at du er forberedt på mødet og forstår det grundlæggende ved, hvordan du skriver en udvalgsrapport. Følgende adskillige trin kan tage dig fra start til slut, og du vil have en komplet rapport klar til at give den enkelte eller gruppen kontrol med dit udvalgs fremskridt.
Tag en pen og et papir eller en bærbar computer med dig til dit udvalgsmøde. Lav oversigt over datoen, tidspunktet, deltagerne, herunder titlerne og længden af mødet. Skriv ned emnerne på dagsordenen, og hvad der kan være blevet drøftet uden en bestemt tid. Bemærk, hvem der er aftalt, og hvem er uenig, årsagen og andre vigtige oplysninger, der skete under mødet. Hvis der ikke blev aftalt et udvalgsmøde, og udvalget besluttede at diskutere diskussionen indtil et fremtidigt møde, skal du sørge for, at du noterer det, og når udvalget mødes om emnet igen.
Udvikle en rapport fra dine noter, der gennemgår mødet mere detaljeret og giver al information i et organiseret format. Du kan måske begynde med en forsiden, der indeholder dato, klokkeslæt, mødelængde, og hvem der deltog.
Fortsæt med at skrive det første emne på udvalgsmødet samt detaljerede oplysninger om, hvad der blev drøftet, og hvad der blev besluttet, herunder oplysninger om udvalgets stemmer. Gå gennem hvert emne og gør det samme. Afhængigt af udvalgets type og grunden til mødet kan du medtage potentielle risikofaktorer, hvis en handling ikke følges gennem eller hvis en handling ikke er fastlagt. Skriv når udvalget mødes igen. Skriv en liste over dem, der vil modtage rapporten nederst på listen.
Læs gennem rapporten for at sikre, at dokumentet er fri for tegnsætning og grammatiske fejl. Kontroller udvalgsrapporten for at sikre, at indholdet er korrekt og check tilbage med dine noter. Revidér dokumentet efter behov inden afslutningen af en komplet møderapport.
Lav kopier og fremlægge rapporten til deltagerne samt bestyrelsen, andre udvalg, ledere eller andre, hvis relevant.
Tips
-
Hvis du foretrækker at optage mødet, skal du sørge for, at du har hvert udvalgsmedlems tilladelse forud for tapet på mødet.
Advarsel
Undgå at sætte oplysninger i rapporten, der kommer ud af emnet for at undgå fyldstof, og holde fast ved fakta. Hvis nogen i udvalget begyndte at tale om deres børn, skal de f.eks. Ikke medtage det, medmindre det drejer sig om noget arbejde, som udvalget laver, for eksempel et læseprogram for børn.
