Et vigtigt mål for ethvert internt kontrolsystem er at bevare aktiver. Fordi lønningsprocesser påvirker både menneskelige og økonomiske ressourcer, kan problemer eller svagheder i lønnets interne kontrol være omkostningseffektive. Ved at anerkende de risici, der er forbundet med lønningsprocessen, kan forståelse af deres potentielle indflydelse og viden om, hvordan man håndterer dem, resultere i betydelig tabsforebyggelse over tid.
Risici
Risici i lønprocesprocessen omfatter finansielle rapporteringsproblemer, såsom underlønning af lønninger og medarbejderfordelsrelaterede forpligtelser eller fejlklassificering af lønomkostninger mellem omkostningerne ved salg af varer (COGS) og salg, generelle og administrative (SG & A) udgifter. Driftseffektivitet kan kompromitteres ved at betale phantom eller opsatte medarbejdere (normalt resultatet af samarbejdsvilkår) og ved at anvende ukorrekte lønlove. Regulatoriske overholdelse er kompromitteret ved overtrædelse af forbunds- og statsløn og timelovgivning eller overtrædelse af Internal Revenue Service (IRS) regler vedrørende medarbejdere kontra uafhængige entreprenører.
Indvirkning
Den potentielle økonomiske, omdømme og juridiske virkning af lønproblemer varierer meget afhængigt af deres tid, størrelse og natur. At forstå, hvilken indflydelse en begivenhed kan have, er vigtig for at vide, hvordan man skal håndtere det korrekt. Virksomheder skal overveje følgende: Finansielle rapporteringsfejl kan øge eksterne revisionsgebyrer. Forkerte økonomiske data kan resultere i dårlige ledelsesbeslutninger og kan påvirke investorer og andre interessenter, som f.eks. Kreditorer, negativt. Betalinger til phantom medarbejdere og forkerte betalingskurser kan påvirke likviditeten negativt og øge skattebyrden. Overtrædelser af løn- og timelovgivning eller IRS-regler kan resultere i betydelige bøder, advokatsalærer, højere medarbejderomsætning og tab af omdømme.
Mitigation
Du kan reducere sandsynligheden eller virkningen af et lønsedlerproblem, hvis du implementerer stærke løntrinskontroller. Fordelene ved at gennemføre lønningskontrol bør dog ikke opveje omkostningerne. Regelmæssig og rettidig lønkonto og dataafstemninger til generaldirektøren og tredjepartsprocessorernes data, filoverførsler og andre poster kan forhindre eller opdage finansielle fejlinformationer. Gennemgang af medarbejderklassificeringer mellem direkte og indirekte omkostninger kan hjælpe med at identificere klassifikationsproblemer. Tildeling af pligter mellem indlæsning af lønoplysninger, behandling og betalingsbevilling og frigivelse er ideel, men det kan være vanskeligt i små virksomheder med begrænsede ressourcer. Overvågning af højere niveauer, godkendelse og kommunikation af lønsatser, kursændringer, personalepromoteringer, jobændringer og opsigelser kan være hensigtsmæssigt, hvor adskillelse af opgaver ikke er omkostningseffektiv. Egnede ledelses- og vejlederuddannelser for juridiske og HR-spørgsmål kan bidrage til at øge lovgivningsmæssig overholdelse.
Overvågning
Ethvert internt kontrolsystem kan blive ineffektivt over tid, idet personale og forretningsprocesser ændrer sig gennem vækst eller ved uhensigtsmæssig styring af kontrolprocedurer. Gennemføre periodiske vurderinger af potentielle risici, og gennemgå design og effektivitet af lønningskontrolforanstaltninger for at sikre, at de forbliver relevante og omkostningseffektive.
