Kundeservicemedarbejdere er ansat i næsten alle brancher. De fungerer som sammenhæng mellem de virksomheder eller organisationer, de arbejder for og deres kunder. Kundeservicemedarbejdere arbejder via telefon, brev eller internet for at svare på henvendelser, give oplysninger, håndtere klager, tilbyde vejledning, justere eller opdatere konti og forsøge at løse problemer. De kan specialisere sig i et bestemt område som fakturering eller teknisk support. Arbejdstagerrepræsentanternes opgaver varierer afhængigt af deres arbejdsgiveres karakter. Fordi kundeservice påvirker virksomhedernes omdømme og overskud, er det vigtigt for kundeservicemedarbejdere at anvende de mest kendte metoder til at holde kunderne tilfredse, glad og vender tilbage til mere.
Besvar kundens anmodninger eller henvendelser omgående. Hvis et opkald foretages, skal du svare så hurtigt som muligt eller omdirigere opkald for at sikre, at kunderne får den hjælp, de har brug for i tide.
Giv en venlig hilsen og lav et godt første indtryk hos en kunde. Brug kundens navn, når det er relevant, for at hjælpe med at sikre en personlig oplevelse. Behandle kunden retfærdigt, høfligt og respektfuldt. Vær høflig og smil.
Lyt omhyggeligt og høfligt til kundens ønsker, problemer eller spørgsmål. Tillad kunden at udlufte, dele oplysninger eller stille så mange spørgsmål som han har brug for.
Med venlig hilsen undskylder og anerkender problemer, når det er nødvendigt. Få en forståelse af, hvad kunden har brug for og fastlæg en handlingsplan. Spørg open-ended spørgsmål for at hjælpe med at bestemme, hvad kunden har brug for.
Løs situationer eller besvar spørgsmål rettidigt. Hvis der opstår et problem, at du ikke kan løse eller ikke vide svaret, få hjælp fra en anden kundeservicerepræsentant eller en vejleder. Brug værktøjerne fra ledelsen til at imødekomme kundens behov. En refusion, udskiftning, ekstra assistance eller gave kan være i orden. Alle problemer kan ikke løses med restitutioner. Tilbyd et alternativ, hvis løsningen ikke er tilfredsstillende for kunden.
Tilbyd løbende service eller hjælp. Når et problem er løst, lad kunden vide, at din afdeling er tilgængelig for fortsat hjælp eller ekspertise.
Følg igennem med problemer eller krav omgående. Hold løfter, overvåge udviklingen af multistep-løsninger og sørg for, at problemer løses helt.
Giv kunden en venlig lukning hilsen. Opret en positiv og varig hukommelse, så kunden vil vende tilbage eller bruge virksomhedens tjenester igen.
Tips
-
Vær så vidende om virksomheden eller produkterne som du kan. At forstå produkterne eller tjenesterne, og hvordan de fungerer, er vigtige, når de hjælper kunder og besvarer spørgsmål.
Advarsel
Hold kunden informeret. Hvis et problem ikke kan løses hurtigt, så lad kunden vide det. Giv oplysninger, der vil appease en utilfreds kunde. Løfte ikke resultater, der er umulige at opnå.
