En anmodning om forslag, også kendt som en RFP, er et dokument, du opretter, når du skal købe nye varer eller tjenester til din virksomhed. En RFP spellger dine specifikke behov til potentielle leverandører og opfordrer dem til at indsende bud, som du kan gennemgå, så du kan vælge den sælger, der kan levere det bedste serviceniveau til din virksomhed inden for det budget, du tillader. Selvom der ikke findes et standardiseret format til at skrive RFP'er, vil disse trinvise instruktioner hjælpe dig med at oprette en effektiv og klar RFP for ethvert forretningsbehov.
Elementer du skal bruge
-
Computer med tekstbehandlingsprogram
-
Printer (til mailing)
-
Papir (til mailing)
-
Konvolutter / porto (til mailing)
-
Internetadgang (til email)
Bestem dine behov. Du vil bruge lidt tid på at bestemme præcis, hvad du beder om, og hvor meget du er villig til at betale for det. En RFP vil dække både dine nødvendige "have-to-haves" (dine krav) og dine "nice-to-haves" (dine ønsker), men sørg for at identificere, hvad en leverandør skal levere eller levere for at få din virksomhed. Dette er en vigtig del af processen. Hvis du ikke klart kan definere dine behov, vil du ikke komme tilbage med forslag, der opfylder disse behov.
Udkast et omrids. Igen, mens der ikke er nogen hurtige og hurtige regler for, hvordan man komponerer en RFP, giver du den mest præcise og specifikke information, du kan. I det mindste vil du sandsynligvis finde dig selv ved hjælp af sektionsoverskrifter, der indeholder en introduktion (ikke kun en introduktion til din virksomhed, men til projektet / behovet og hvordan du gerne vil se dette behov adresseret), krav ("har -til-haves "), de udvælgelseskriterier, du vil bruge til at bestemme, hvem du vil tildele budet, budgettet (hvor meget du er villig til at bruge) og tidslinjer (hvor hurtigt du har brug for det). Du kan måske opleve, at du vil tilføje eller trække sektioner efter behov for din specifikke RFP, eller endda tilføje underafsnit for ekstra information, som en leverandør skulle vide, før du byder på bud.
Kød ud dine krav sektion. Dette er normalt den længste del og den der kræver mest opmærksomhed. Sørg for at stave ud, hvad du har brug for, ikke hvordan du har brug for det - medmindre processen er en specifik og væsentlig del af projektet. Brug også klare ord til at skelne mellem din "skal have" (brug vil, skal og kræves) og "nice-to-haves" (måske, kan og valgfri).
Skriv din RFP. Du kan søge online for sample RFP'er, hvis du har forfatterblok.
Stavekontrol og korrekturlæse din RFP. I nogle brancher kan en misplaceret decimalpunkt gøre en enorm forskel.
Fordel din RFP. Du kan maile eller e-maile det til potentielle leverandører, du er bekendt med, eller gøre den tilgængelig på andre måder, som f.eks. At placere den på din virksomheds hjemmeside.
Vælg dit vindende bud.
Tips
-
Forbered din RFP 8 - 10 uger, før du har brug for projektet eller tjenesten. Dette giver tid til forslag at filtrere ind og for at gøre den bedste beslutning anvendelig.
Bestem på forhånd hvilke udvælgelseskriterier du vil bruge til at bestemme det vindende bud. Alle virksomheder har forskellig styrke og vil skræddersy deres forslag til at spille til disse styrker. Er du på udkig efter den bedste pris, den mest erfarne leverandør eller den hurtigste afviklingstid?
Du kan kræve, at sælgerne forbereder deres forslag på en bestemt måde eller et format, men fortælle dem dette krav i RFP.
Advarsel
Leverandøren betaler normalt at forberede sit eget forslag / bud som en almindelig praksis i de fleste brancher. Du kan dog måske tydeligere dette i din RFP.
