Gennemførelse af en effektiv forretningsprocesoversigt sikrer, at din virksomheds operationer giver de ønskede resultater på den mest effektive måde. For eksempel kan du gennemføre en forretningsprocesanmeldelse, før du køber ny hardware eller software. For at gennemføre en forretningsprocesanmeldelse skal du sammensætte et team af personer, der repræsenterer alle niveauer i organisationen, der påvirkes af ændringer i den nuværende forretningsproces. At samle de rigtige mennesker kan hjælpe dig med at identificere problemer, bestemme potentielle forbedringer, tildele projektledere, implementere hurtige løsninger og udvikle en langsigtet plan.
Kortlæg din nuværende proces. Anfør de kritiske forretningsprocesser, der bruges til at producere dine produkter og tjenester. Diskuter problemer i det nuværende miljø, såsom forsinkelser i modtagelse af leverancer eller leverandørkvalitetsproblemer. Hold en række møder for holdet til brainstorm ideer om, hvorfor problemerne eksisterer og hvordan man håndterer dem. Udfør forskning for at lære, hvordan andre virksomheder håndterer lignende problemer. Brug gratis værktøjskort til forretningsprocesser, såsom Gliffy, Bonita Open Solution eller Questetra BPM, til at dokumentere din nuværende proces.
Gennemgå de dokumenterede forretningsprocesser for at sikre, at oplysningerne nøjagtigt afspejler den måde, virksomheden fungerer på. For eksempel distribuere fejlfindingsprocedurer til alle personalehåndterende kundeserviceopkald. Overhold personale, der bruger procedurerne, og noter eventuelle afvigelser for at identificere, om personale har brug for yderligere færdigheder, viden, uddannelse eller erfaring for at gøre forretningsprocessen effektiv.
Identificer eventuelle ændringer. Bestem, hvordan ændringerne kan påvirke nuværende procedurer. Overhold personale, der udfører opgaver for at validere antagelser. Interviewarbejdere til at samle deres input om de procesproblemer, som din organisation står overfor. Gennemfør en undersøgelse eller kør fokusgrupper for at indsamle deres ideer til forbedring. Antag ikke, at du ved den rigtige løsning, som f.eks. Køb af ny hardware eller software uden at forstå, hvordan det nye system påvirker organisationen.
Design en ny proces. Omlægning af forretningsprocesser indebærer at sikre, at alle processer for virksomhedens funktioner er i overensstemmelse med de nuværende strategiske mål. Finjuster processen baseret på den analyse, der udføres som led i revisionen af forretningsprocessen. Gennemgå din nye proces med teamet for at bestemme afhængigheder mellem organisationer og potentielle problemer. Dokumentér alle ændringer, der anbefales af revisionsgruppen for forretningsprocesser, og offentliggør konklusionerne i et nyhedsbrev, e-mail eller anden virksomhedskommunikationsmekanisme.
Vurder din implementering. Mål operationelle aktiviteter, såsom kundetilfredshed, produktfejl eller omkostninger, for at afgøre, om forbedringer, der genereres af din anmeldelse, har haft indflydelse. Gennemfør efterfølgende anmeldelser og juster dine processer i overensstemmelse hermed, hvis der ikke er foretaget forbedringer inden for den forventede tidsramme.
