Virksomheder bruger forretningsbrev til at henvende sig til en anden erhvervsorganisation, til korrespondance eller til at adressere deres kunder. Kunder, firmaansatte eller andre virksomheder kan også skrive et forretningsbrev til et firma for at diskutere forskellige tjenester eller partnerskaber. Der er forskellige forretningsbrevformater; det mest almindelige er det fulde blokformat. Fuld blokformat er almindeligt anvendt, fordi det er det enkleste og nemmeste at læse, med alt skrevet til venstre.
Elementer du skal bruge
-
Computer eller tekstbehandler
-
Virksomhedens adresse
Brug en computer eller tekstbehandler til at skrive forretningsbrevet.
Brug et brevpapir, hvis det er tilgængeligt. Brevpapiret bærer afsenderens eller firmaets fulde navn samt et logo, hvis det er relevant. I mangel af brevpapir skal du indtaste firmaets eller afsenderens fulde navn og returadresse.
Spring en linje efter kontaktoplysningerne og indtast den dato, hvor brevet blev skrevet. Skriv ud måneden, dagen og året, f.eks. "19. september 2009." Spring en linje, før du skriver indvendig adresse.
Indtast den indvendige adresse. Dette er modtagerens adresse og skal indeholde deres fulde navn eller firmaets fulde navn, efterfulgt af personens firmas erhverv eller firmaafdeling og fuld adresse. Spring en linje efter dette indhold.
Skriv hilsen. Det kan starte med "Kære Mr./Mrs./Ms. (Efternavn)" eller "Kære (fornavn)" hvis forholdet, hvis det er mere uformelt. Det kan også være "Kære (jobtitel)" eller "Til hvem det kan bekymre sig:". Spring en linje over.
Skriv kroppen. Start med at introducere emnet ved hånden i første afsnit. Dette kan være et kompliment, klage eller opfølgning, der involverer virksomheden. Et forretningsmæssigt publikum vil typisk have begrænset tid, hvilket gør det afgørende for kroppen at være kort og kortfattet. Punkter skal være enkeltafstanden med en linje mellem hver enkelt. Spring en linje, før du skriver lukkingen.
Luk brevet med "Med venlig hilsen", "Tak" eller en anden passende lukning efterfulgt af dit navn. Første bogstav i afslutningen er aktiveret og slutter med et komma. Spring over 4 linjer for at give plads til din underskrift.
Skriv brevet. Brug en sort eller blå blækpenne.
Bemærk eventuelle bilag. Dette vil lade virksomheden vide, om der er et andet dokument vedlagt.
Tips
-
Opbevar brevet på en side; kortere breve vil modtage et hurtigere svar.
Tjek stavning og grammatik.
