At skrive en projektrapport kan være en skræmmende opgave, hvis du ikke starter med en organisationsplan. Projektrapporter indeholder almindeligvis de samme grundlæggende elementer, der giver læsere oplysninger om projektets mål, plan, budget og resultater. Ved at bruge et par grundlæggende rapportskrivningsteknikker kan du oprette et effektivt projektdokument, der viser dine jævnaldrende, du er organiseret og i stand til at levere vigtig information.
Bestem hvilken type projektrapport du vil skrive. Fælles projektrapporter indeholder forslag, rækkevidde af arbejdsrekommendationer, statusopdateringer, variansanalyser og endelige anmeldelser og anbefalinger. Dette vil hjælpe dig med at levere den nøjagtige information, som dine medarbejdere, vejledere eller andre interessenter ønsker.
Skriv en oversigt over din rapport. Medtag en forsiden, indholdsside, sammendrag, hovedkrop og bilag. Bestem hvilke kategorier af oplysninger du vil adressere. Afhængigt af typen af rapport, du skriver, kan disse omfatte mål, projektmetode, personale, ressourcer, varighed, succes benchmarks, budget, afvigelser, resultater, deadlines, resultater og anbefalinger.
Indsamle de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre hver sektion. Dette kan kræve, at der gennemføres interviews med personer, der anmoder om projektet, medarbejdere, der arbejder på projektet og interessenter, som er målet for projektet, som kunder, interne medarbejdere eller leverandører og leverandører. Få historiske data, f.eks. Tidligere salgsmængder, budgetter, deltagelsesniveauer og demografiske data.
Skriv det første udkast til resuméet, som er et kort overblik over rapporten. Dette skal indeholde grunden til, at læseren får rapporten, de grundlæggende højdepunkter i rapporten og anbefalingerne. Indsæt ikke de finere detaljer i et resumé, som ofte er en halvsiders oversigt. Giv detaljer og support i projektrapportens krop.
Skriv hver sektion af rapporten ved hjælp af dine data og interviews. Organiser sektionerne ved hjælp af en logisk rækkefølge. For eksempel, start ikke med budgettet, før du har forklaret de komponenter, der er nødvendige for projektet. Dette vil lade dig undgå at skulle forklare hver udgift og hvorfor det er nødvendigt to gange. Angiv ikke navnene på de medarbejdere, der arbejder på projektet, før du har opført projektkomponenterne. For en varians sektion, inkludere de originale undtagne resultater og derefter de faktiske resultater.
Afslut rapporten med et resumé og anbefalinger baseret på dine resultater. Brug data til at støtte dine konklusioner og anbefalinger. Henvis læserne til bilaget til dit papir, som indeholder detaljerede supportoplysninger, som detaljerede budger, grafer, diagrammer og andre tekniske data.
Gennemgå dit sammendrag for at afgøre, om en af din oprindelige summation skal ændres baseret på de oplysninger, du opdagede, mens du skrev din rapport. Skriv den endelige version af sammendraget.
Kompilér oplysningerne i dit bilag og læg det i den rækkefølge, oplysningerne vises i din rapport. Gå tilbage til din rapport og medtag fodnoter eller sidetal til direkte læsere til bilagsoplysninger.
