En projektrapport kommunikerer status for et igangværende projekt i en non-profit organisation. Rapporten indeholder normalt specifikke oplysninger om budget, opnåede milepæle og eventuelle problemer, der er opstået siden projektets start. Når du skriver en projektrapport, skal du følge det grundlæggende format, men du er velkommen til at tilføje eller fjerne sektioner, der passer til din specifikke organisation og mål.
Opret frontmateriel til rapporten. Lav en pæn omslagsside, der indeholder projektnavnet, datoen for rapporten og navnene på projektlederen og holdmedlemmerne. Hvis din rapport er mere end fem sider lang, overvej at tilføje en indholdsfortegnelse for at gøre det lettere at finde oplysninger.
For at starte projektrapporten, skriv en oversigt, der forklarer læseren projektets grundlæggende status og hvordan det vil påvirke din nonprofit. Hold dette afsnit til en side eller mindre og skriv med det formål at give en stor forklaring på de fremskridt, som dit team har gjort på projektet. Efter at have læst oversigten, skal en korrekturlæser have en grundlæggende forståelse af projektets omfang, den aktuelle status, hvad der er tilbage at gøre, og eventuelle problemer, du forventer at støde på.
Skriv en opdatering på de milepæle, du har opnået til dato. I dette afsnit forklarer du hvert gennemført projektmål og fortæller læsere, om det var på tide. Inkluder eventuelle positive virkninger eller uventede fordele ved en milepæl. For eksempel, hvis du har gennemført et mål en uge forud for planlægningen, forklar hvordan dette vil fremskynde det endelige produkt eller spare penge til din non-profit.
Informer læserne om status for projektbudgettet. For et non-profit budget er ofte den største bekymring. I budgetafsnittet opretter du en budgetanalyse for linje, der forklarer, hvad du har brugt, og hvad der er tilbage at bruge. Hvis der er uoverensstemmelser, angiv en forklaring og de trin, du vil tage for at gøre forskellen op.
Giv en forklaring på eventuelle forsinkelser eller problemer. Hvis din non-profit har ramt uventede problemer i løbet af projektet, skal du sørge for at inkludere et afsnit, der beskriver problemet. For at berolige bestyrelsesmedlemmer og klienter skal du inkludere specifikke trin, du vil tage for at rette op på eller forhindre problemet.
Forklar de næste trin. I en kort oversigt, lad læserne vide, hvad der sker i et projekt. Hvis du vil få brug for ekstra personale eller information, skal du liste hvert enkelt element. Disse oplysninger er afgørende for en non-profit med begrænsede ressourcer. Tæt på en positiv note, hvis det er muligt, ved at udtrykke tillid til, at projektet vil blive gennemført til tiden og på budgettet.
