Virksomheder har aktiver, der mister værdi over tid, og det kan være nødvendigt at afhænde. Et eksempel er gamle biler, der kan være afløb på virksomheden på grund af hyppige reparationer. Et deponeringsbrev giver den endelige placering eller afkald på affald, overskud eller skrot ved brug af den korrekte proces og under den rette myndighed. Bortskaffelse kan opnås ved nedlæggelse, destruktion, internering, forbrænding, donation eller salg. Aktiver skal bortskaffes i overensstemmelse med deponeringspolitikken.
Bestem procedurerne for bortskaffelse af aktiver i den stat, hvor din virksomhed befinder sig Indtast dem derefter i deponeringsbrevet. Udfyld en formular for bortskaffelse af aktiver, som normalt kan hentes fra virksomhedens indkøbsafdeling. Hvis salg af aktiverne skal være bortskaffelsesmetode, anmode de interesserede købere om at fremsætte udtryk for deres interesse. Angiv de specifikke aktiver, der skal bortskaffes og give deres nuværende værdi.
Angiv det sted, hvor de interesserede i at købe aktiverne skal gå for at se dem. Angiv tidspunktet for visning, og hvilken procedure der skal bruges til at udføre salget. Angiv, om køberen skal foretage en forskudsbetaling på salgsdagen, og om der er gebyrer, der skal opkræves for at deltage i auktionen.
Medtag i udbudsbekendtgørelsen udbudsmulighederne, hvis du vil afhænde aktiverne ved hjælp af "tilbudssystemet". (Forskellen mellem "salg" og "udbud" er, at salget indebærer at sælge aktiverne til en fast pris, mens udbuddet indebærer købere, der fastsætter de priser, de er villige til at betale. I udbudssystemet sælges aktiverne til den højeste bydende.)
En af mulighederne er at aktiverne skal sælges internt, det vil sige til medlemmer - som medarbejdere eller aktionærer - af virksomheden. Angiv om ekstern udbud vil finde sted, hvilket betyder, at udenforstående får lov til at byde. Beskyttelsesbrevet skal klart angive disse muligheder og angive metoden - aviser eller online, for eksempel - af reklame for buddet.
Angiv i aktiv depotbrevet, om der er en minimumsbudpris, og hvad vil der ske, hvis dette minimum ikke er opfyldt. Angiv, om bortskaffelsen vil blive standset, eller andre bortskaffelsesmetoder vil blive overvejet.
Angiv i deponeringsbrevet, om handler vil blive tilladt. Det er her, hvor aktiver handles i og anvendes til køb af nye varer. Hvis det er tilfældet, skal du angive, at en formular for bortskaffelse af aktiver skal indleveres og videresendes til den afdeling, der er ansvarlig for forvaltningen af aktiverne. Nogle virksomheder tegner dog finansielle serviceselskaber, såsom investeringsbanker, for at styre deres aktiver. I så fald videresendes formularerne for bortskaffelse af aktiver til de relevante finansielle serviceselskaber.
Påpege, om aktiverne vil blive bortskaffet gennem donation til trængende mennesker, eller om de vil blive ødelagt. Angiv den proces, der skal følges for at bestemme, hvem aktiverne vil blive doneret til. Hvis bortskaffelsen vil ske gennem ødelæggelse, angiv hvordan dette vil blive gjort, og hvilke relevante love skal overholdes.
