At skrive for et forretningsmøde er ikke det samme som at skrive et brev til en ven. Formålet med brevet er forskelligt - i almindelighed overfører du specifikke oplysninger eller beder nogen om at udføre en bestemt handling - og der er visse forventninger til formatering og stil. Ofte vil et forretningsbrev være det første indtryk, du laver på nogen, så det er vigtigt at få det rigtigt.
Hvad er en forretningsbrev?
Et forretningsbrev er ethvert brev, som en organisation sender til en anden organisation, eller korrespondance mellem en organisation og dets kunder, leverandører og andre parter. Et brev, du skriver som en del af dit job, vil kvalificere sig som et forretningsbrev, men ethvert brev, som du sender til en virksomhed, organisation, samfundsgruppe eller individ i en faglig sammenhæng, kommer også ind under denne kategori. Den primære test er et af indhold: vil din modtager have interesse for det, du skriver i det omfang det påvirker deres arbejdsliv? Hvis ja, så vil dit brev kvalificere sig som et forretnings brev.
Hvorfor skal du skrive en virksomhedsbogstav
Virksomheder skriver til kunder, kunder, leverandører og interessenter at formidle vigtige oplysninger. For eksempel kan de bestille varer fra en producent, opdatere en kunde om status for deres ordre, beskrive væsentlige ændringer i selskabets vilkår og betingelser, identificere et problem, der er opstået eller formidle goodwill. Mange forretningsbrev vil omfatte en opfordring til handling, det vil sige brevet vil anmode om specifik information eller et svar fra modtageren.
Enkeltpersoner vælger forretningsbrevformatet, når der er behov for at skrive på en klar og professionel måde. Eksempler herpå er en jobansøgning, genoptagelsesbrev, klagebrev, opsigelsesbrev, referencebrev, accept eller afkald på formelt engagement eller anmodning om oplysninger fra en virksomhed. Hvad disse bogstaver har til fælles, er en forventning om at du vil være kortfattet og specifik, snarere end kreativ eller stemningsfuld i din skriftstil.
Formater til en forretningsbrev
Virksomheder i USA bruger et af fire fælles brevformater, som er angivet nedenfor. Af disse er blokken stil den mest populære.
Blokbogstav format: Med en blokbogstav stil er hele teksten flush med venstre margen. Du strukturerer brevet, så linjestykket er enkelt adskilt og afsnit er dobbeltafstand. Margener har typisk en standard en-tommers indstilling, selvom nogle virksomheder varierer for at imødekomme deres husstil.
Halvblokbogformat: Semi-blok er identisk med blokformatet, gem at den første linje i hvert afsnit er indrykket.
Alternativt blokbogstav format: Dette format følger nøje blokformatet, medmindre datoen, gratis lukning ("oprigtigt") og forfatterens navn, titel og underskrift vises på højre side af siden. Medmindre du bruger brevpapir, vises forfatterens returadresse også til højre.
Forenklet brevformat: En anden variation på blokformatet, den forenklede stil udelader åbningshilsen ("Kære Mr. Smith:"). Vælg dette format, når du ikke har modtagerens navn.
Sådan adresserer du modtagere i en virksomhedsbogstav
Adressering af en virksomhedsbogstav til en enkelt modtager er relativt ligetil. Skriv blot modtagerens navn og adresse på den indvendige adresseblok på venstre side af siden. Åbn dit brev med hilsen: "Kære Mr. / Fru. / Fru. Efternavn:" eller "Dear Sir / Madam:" Bemærk kolon i afslutningen af hilsen - kun et personligt brev bruger et komma her; et forretningsbrev bruger altid et kolon.
Det er acceptabelt at skrive personens fornavn, hvis du er på fornavn med modtageren, for eksempel har du mødt flere gange og kender personen godt. I dette tilfælde ville din hilsen læse: "Kære Joseph:" Du må dog ikke straks nå til et fornavn; det anses for uhøfligt.
Hvis du vil adressere flere modtagere i samme brev, skal du vælge en af følgende muligheder:
Hvor modtagerne arbejder på samme sted: Skriv titlen, navnet og (eventuelt) jobtitel for hver modtager efterfulgt af den enkelte virksomhedsadresse i den indvendige adresseblok. Til hilsen liste hver modtager navn i samme rækkefølge som de vises i adressen.
Eksempel:
Fru Sophia Proctor, CEO Mr. Martyn Byrne, salgsdirektør Dr. Regan Coulson, Marketing Manager ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Kære Fru Proctor, Mr. Byrne og Dr. Coulson:
Hvor modtagerne arbejder på forskellige adresser: Hver modtager skal modtage sit eget brev, så du bliver nødt til at forberede flere kopier af samme kommunikation. Brug kopiarkommentationen efter lukningen - "cc:" - for at angive navnene på de andre modtagere. Annotationen tillader hver modtager at vide, hvem de andre modtagere er.
Eksempel:
Fru Sophia Proctor, CEO ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Kære Fru Proctor: Body of letter Med venlig hilsen Jane Doe Cc: Mr. Martyn Byrne, salgsdirektør, Dr. Regan Coulson, Marketing Manager
Når der er mange modtagere: Når du skriver til mange modtagere, såsom medlemmer af et bestyrelse, er det hensigtsmæssigt at skrive et brev og henvise det til gruppen som helhed. Hilsen skal også referere til folkets krop, for eksempel "Kære salgsafdeling" eller "Kære fællesskabskoncern." Brug en distributionsblok i slutningen af brevet til at liste de enkelte gruppemedlemmer, der skal læse brevet.
Eksempel:
Bestyrelsen ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Kære medlemmer af bestyrelsen: Body of letter Med venlig hilsen Jane Doe Fordeling: Fru Sophia Proctor Mr. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Fru Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Mr. Cohen Andersen
De forskellige dele af en virksomhedsbogstav
Uanset om du bruger blokformat eller en anden stil, skal din virksomhedsbogstav indeholde følgende afsnit:
Brevpapir eller returadresse: Virksomheder bruger normalt trykt papir, der indeholder et specielt designet logo eller brevpapir øverst på arket. Brevpapiret bærer adresse og kontaktoplysninger for organisationen. Hvis du ikke bruger brevpapir, skal du skrive dit navn og din adresse i øverste venstre hjørne af brevet. Det er acceptabelt, men ikke obligatorisk at medtage dit telefonnummer og e-mail-adresse, hvis dette ville være nyttigt for modtageren.
Dato: Skriv datoen i et måned-dag-årigt format umiddelbart under returadressen. Da andre lande bruger formatet dag-måned-år, undgå forvirring ved at transkriere datoen i ord frem for nummerformularen "28. juni 2018."
Indvendig adresse: Skriv modtagerens navn, firmanavn, adresse og postnummer. Medtag en jobtitel, hvis det er relevant. Indstil altid den indvendige adresse til venstre margen, når du bruger standard business stationery. Hvis du gør det betyder adressen vises i konvolutens vindue, når den er foldet ind i tre sektioner.
Salutation: Husk at bruge et kolon efter hilsen som beskrevet ovenfor.
Emne linje: Tilføjelse af en valgfri emnelinie hjælper modtageren til at forstå, hvad brevet handler om hurtigt. Her er et eksempel:
Kære Mr. Phillips:
Anmodning om jobapplikationspakke
Legeme: Dette er hvor gummi møder vejen. Begynd med en kort erklæring, der beskriver, hvorfor du skriver, efterfulgt af en række afsnit, der beskriver problemet ved hånden. Hold brevet kortfattet. For de fleste forretningsbrev er to-til-fem afsnit ideelle.
Komplementær afslutning: Du har forskellige muligheder for afrunding af et forretningsbrev. Her er nogle eksempler:
- Med venlig hilsen,
- Med venlig hilsen
- Med venlig hilsen,
- Respektivt din,
- hjerteligt,
- Bedste ønsker,
Underskrift: Udskriv dit navn og din jobtitel, og efterlad et mellemrum mellem dit indtastede navn og den gratis lukke. Du vil underskrive dit navn i dette rum.
Indkapslinger og carbon kopier: Inkluder et cc: hvis du sender kopier af brevet til en anden. Hvis der er vedlagt dokumenter med brevet, skal du skrive "Vedhæftning" eller "Vedhæft". under signaturblokken.
Sådan skrives krop af en virksomhedsbogstav
Uanset formålet med dit forretningsbrev er det vigtigt at holde brevets krop klart og præcist. Forstå, at din modtager er optaget og sandsynligvis vil skimme gennem den. Struktur dit brev i logiske afsnit - en ide per stykke - så modtageren hurtigt kan komme til bundlinjen.
Kortfattet betyder dog stump, dog; du skal stræbe efter en diplomatisk og professionel tone. Overvej de to eksempler:
Efter nøje overvejelse har jeg besluttet at acceptere en stilling hos et andet firma. Jeg skal arbejde på ABC.
Den anden version er kortfattet, men den er for direkte og unødigt hård i tone. Det kan fornærme læseren. Det første eksempel, mens det er mindre kortfattet, er mere respektfuldt.
Når du har lavet dine point i brevets krop, slutter du med en opfordring til handling, en kort erklæring, der beskriver, hvad du gerne vil ske nu. Husk, din læseren er optaget. Lad ikke hende gætte hvad hun skal gøre næste gang. Her er nogle eksempler:
Hvis du accepterer dette forslag, bedes du venlig tilbage senest den 31. maj. Hvis du vil have kontaktoplysninger til personer, der har brugt XYZs tjenester, kan du kontakte mig på [email protected].
Valgmuligheder for tale og sprog
Sproget for forretningsbrev varierer fra en afslappet, konversationsstil til den hyperformelle, tekniske stil, der findes i juridisk korrespondance. De mest effektive forretningsbreve rammer en balance mellem disse to ekstremer. Selvom forretningsbrev er blevet mindre formelle over tid, kan skrivning, der er for afslappet, komme på tværs som uprofessionelt og uopmærksomt. Overdreven formel skrift kan derimod fremmedgøre læsere, som måske ikke forstår dit branchespecifikke sprog, terminologi og formulering. Som med alt skriftligt, skal du matche tonen til publikum. Dette giver dig en masse leeway om den stil du vælger.
Medmindre du arbejder i en særlig formel industri som banksektoren, bør du stræbe efter at bruge daglige ord i stedet for deres formelle ækvivalent - "start" i stedet for "start", "ende" i stedet for "afslutte" og "prøv" i stedet for "bestræbelse." At holde det enkelt kan virke modstridende, da de fleste mennesker forbinder professionelt ordforråd med længere og mere komplekse ord. Klarhed er imidlertid nøglen. Det er meget vigtigere, at din modtager forstår dit brev med den minimale indsats fra hans side end for dig at fremvise dit imponerende ordforråd.
Undgå sammentrækninger som "Jeg er", "Kan ikke" og "Ikke", medmindre de er et særligt træk ved din virksomheds husstil. Nogle virksomheder foretrækker at bruge en mere uformel stemme, når de skriver til forbrugerne for at åbne samtalen; andre vil i stedet slå en formel tone. Konsistens er nøglen. Hvis du foretrækker en stil til at skrive over en anden, skal du sørge for at kommunikere dine stilvalg i hele organisationen og sørge for, at alle følger den samme stilguide.
Eksempel på en forretningsbrev
Sæt det hele sammen, her er et eksempel på et kort forretningsbrev i blokformat:
Mr. Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11. januar 2018 Kære Mr. O'Ryan: Jeg skriver endnu en gang for at takke dig for din aktive støtte i vores Townsville "Grow Wild" samfundsprogram. Din feedback, din konstruktive kritik og din værdifulde erfaring har bidraget væsentligt til en vellykket implementering af dette projekt. Vi har nu modtaget fuld finansiering til vores opfølgningsprojekt, der foreløbigt har titlen "Nature on your Doorstep". Vi ville være glade for at kunne acceptere at fortsætte dit samarbejde i dette projekt. Vi kunne helt sikkert bruge din indsigt og ekspertise. Jeg vedlægger en kort brochure, der beskriver forslaget til din gennemgang. Jeg vil gerne møde med dig for at diskutere vores næste skridt og vil ringe til dit kontor næste uge for at planlægge en aftale. Tak på forhånd for din overvejelse. Med venlig hilsen, Jane Doe Bilag:
