Dine årsregnskaber er et øjebliksbillede af din virksomhed på et givet tidspunkt. De er nyttige, men virkeligheden er, at du normalt ikke kan stoppe din virksomhed i sine spor, mens du forbereder dine udsagn. Din fortegnelse vil fortsætte med at ændre sig, mens du arbejder på bøgerne, du vil stadig gøre salg og placere ordrer, og dit personale skal stadig betales. De beløb, som dine medarbejdere tjener efter årets sidste færdige løncyklus, betegnes som påløbne lønninger eller lønninger, og du skal tilføje dem og justere dine årsregnskaber for at afspejle dem.
Hvad er påløbne lønninger?
Dine årsregnskab opdeler pengene i og uden for din virksomhed i to kategorier, aktiver og passiver. Hvis en konto repræsenterer penge, der skyldes din virksomhed, er det et aktiv. Du har måske ikke det i din besiddelse endnu, men i det normale løb vil det til sidst ende på din bankkonto. De penge, som din virksomhed skylder andre, er en forpligtelse, selv om den sidder i dine konti for netop den samme grund. Det er hvad der sker i slutningen af en rapporteringsperiode, når du skylder dine medarbejdere penge til skift, de har arbejdet, men endnu ikke blevet betalt for. Det er en forpligtelse, du har påløbet eller akkumuleret, ligesom leasingbetalingerne på dit udstyr eller lokaler.
Hvorfor virksomheder udnytte påløbne lønninger
Hvis du har lånt $ 20 fra en ven, er det helt OK at lave et notat i din checkbook et par uger senere, når du skriver en check for at betale ham tilbage. Ting ville blive grimme i en fart hvis du forsøgte at drive en virksomhed på den måde. Derfor er det et regnskabsprincip, at du skal registrere enhver udgift - herunder lønninger - i den periode, hvor den er påløbet. De lønninger du skylder vil dukke op på to steder, fordi de fleste virksomheder bruger dobbeltregistrering. Du skal registrere dem på din balance som en forpligtelse og på din resultatopgørelse som en omkostning. Hvis du ikke gør det, vil dine årsregnskaber ved udgangen af rapporteringsperioden ikke være præcise.
Løn, der er behandlet, lønning det er ikke
I slutningen af din rapporteringsperiode, uanset om det er månedligt, kvartalsvis eller i slutningen af dit regnskabsår, vil du sandsynligvis vise en vis dollarværdi af udestående løn på dine bøger. Det er fordi det er sjældent for en virksomhed at slå sig ned med medarbejderne lige ved afslutningen af en betalingscyklus. Normalt vil der være en uge eller mere mellem din lønseddel afskedigelsesdato og lønningsdag. Hvis din årsafslutning falder i løbet af den uge, har du et lønsum, der allerede er behandlet og venter på at blive udstedt, og det er det der viser på dine bøger. Dine påløbne lønudgifter er forskellige. De fleste af dine medarbejdere vil også have arbejdet i dagene mellem slutningen af betalingscyklusen og slutningen af din rapporteringsperiode, og det er dollarbeløbene, du skal foretage justeringer for.
Gør indtægterne til påløbne lønninger
Det første sted, du bliver nødt til at lave en post, er på din balance på kreditens side. Du har en konto her kaldet "Løn betales" eller noget i den retning. De fleste gange vil der allerede være et dollarbeløb, der repræsenterer lønnen, der allerede er behandlet fra den foregående lønperiode. Her tilføjer du de påløbne lønninger, når du har beregnet en total. På din resultatopgørelse på debitorsiden af din hovedbog har du en lignende konto med navnet "Lønudgift" eller noget lignende. Du tilføjer det tilsvarende beløb her. Endelig vil dine bøger i de fleste tilfælde også indeholde en journal, der registrerer hver transaktion. Når du har foretaget dine tilpasninger til balancen og resultatopgørelsen, skal du også logge dem på tidsskriftet. Du indtaster lønudgiften på din journal som en debet, og lønnen betales som kredit.
Beregning af beløb for timelønnede
Din virksomhed kan have timemedarbejdere, lønmodtagere eller mere almindeligt begge. Beregning af de udestående beløb, du skylder dine timepersonale, er relativt ligetil. Hvis du holder formelle tidskrifter i papir eller elektronisk form, kan du trække dem for at finde ud af, hvilke medarbejdere der arbejdede i hvilke timer. Derefter beregnes antallet af arbejdstimer, som hver medarbejder har arbejdet, og multiplicerer det med deres timepris. Gennemgå tidsplanen for de sidste par dage, hvis din virksomhed er lille nok til, at du ikke behøver at bruge formelle tidsskemaer. Tilføj alle de planlagte timer, foretag de nødvendige nedskæringer for medarbejdere, der har forladt tidligt, ankom sent eller kaldt i syge, og multiplicerer derefter de faktiske timer, der arbejdes med medarbejderens timepris. Til sidst skal du tilføje summene for at nå frem til et tal for den samlede periodiserede timeløn.
Beregning af beløb for lønmodtagere
Det er lidt mere kompliceret at beregne mængden af pålønnet løn til dine lønmodtagere, selvom det stadig ikke er særlig udfordrende. Lønninger er normalt udtrykt som en årlig eller månedlig figur, så du bliver nødt til at bryde dem ned til et pr. Dages dollarbeløb. For en årsløn kan du nedbryde det samlede antal arbejdsdage om et år og opdele lønnen med det pågældende antal. Resultatet bliver din medarbejders daglige lønbeløb. Hvis lønnen er månedlig, kan du bruge den samme metode og tælle faktiske arbejdsdage for måneden. Nogle virksomheder arbejder i en 30-dages måned til regnskabsformål, men hvis du falder ind i denne kategori, skal du tælle dage frem til din regnskabsafslutning, end i kalendermånedens slutning. Når du har sorteret det ud og ankommet til et dagligt tal for hver af de medarbejdere, der har arbejdet i løbet af de sidste par dage i rapporteringsperioden, kan du summe op og have et tal for din samlede påløbne løn.
Beregning af overarbejde, provisioner og bonusser
Dit arbejde er ikke helt færdigt, når du har udarbejdet basen timelønninger og lønninger. Ofte vil dine medarbejdere have tjent ekstra penge i form af overarbejde, provisioner eller bonusser, og de skal også redegøres for. For at beregne overarbejde for dine timepersonale skal du henvise til din stats overtidslovgivning eller, hvis det gælder dig, en kollektiv overenskomst, der fastsætter en højere præmie for overarbejde. Nogle ansatte kan også modtage call-pay, en lønforskel for at arbejde upopulære skift eller fare for farlige pligter. Du skal beregne disse beløb individuelt for hver berørt medarbejder. På samme måde skal du udarbejde eventuelle provisioner eller bonusser, der tjenes af din timeløn og lønmodtager i løbet af de sidste par dage af din regnskabsperiode. De vil tilføje til din samlede optjente løn.
Sygedage og feriebetaling
En anden komplikation, du bliver nødt til at håndtere, er syge dage, betalte personlige dage og feriepenge. Dette gælder især, hvis du bruger kalenderåret som dit regnskabsår, så din regnskabsår slutter sammen med ferien. Hvis du tilbyder betalte personlige dage, svarer de typisk til en dags løn for lønmodtagere eller et normalt skifte - normalt otte timer - til en timelønnet medarbejder. Syge dage fungerer på samme måde, og de bliver ofte taget over helligdage enten i stedet for en personlig dag, eller fordi din medarbejder er lovligt blevet syg. Lovgivningen om ferielove varierer afhængigt af, hvor din virksomhed er baseret, men i de fleste tilfælde koger den ned til en dags løn for medarbejdere, der ikke arbejder på ferie og en dags løn til en højere sats for dem, der gør.
Tilladelse til skatter og fordele
Når du har udarbejdet alle disse totaler, har du en figur for alle dine faktiske påløbne lønninger. Dit arbejde vil dog ikke helt blive gjort, selvom hver dollar af dette beløb også repræsenterer en mindre procentdel, du skylder i form af statslige og føderale lønningsafgifter. Hvis din virksomhed tilbyder ydelser til sine ansatte eller til nogle klasser af ansatte, betragtes disse ydelser også som skattepligtig indkomst. Du bliver nødt til at udarbejde den daglige dollarværdi af disse ydelser og anvende dem på alle de støtteberettigede medarbejdere til at komme op med en endelig sum af dine påløbne lønninger, herunder disse fordele. Når disse er på plads, kan du beregne mængden af lønningsafgift, du skylder. Strengt set er det ikke en del af tilpasningen for påløbne lønninger, men du skal tilpasse dine skattekonti på samme måde, da det hele er en del af samme opgave.
Tilladelse til lønudgifter
Hvis du bruger et eksternt firma til at håndtere din lønningsliste for dig, er der et endeligt beløb, du skal tegne. Det er det beløb du betaler for din lønningsproces, hvilket vil variere afhængigt af hvilken udbyder du bruger, og den serviceplan, du har valgt. Normalt vil dine gebyrer være pr. Person pr. Måned, så beregningen af beløbet pr. Dag er stort set det samme som beregning af det daglige beløb for en månedsløn. Multiplicere medarbejderbeløbet med antallet af medarbejdere, divider dette tal med antallet af dage i måneden, og multiplicér derefter det daglige dollarbeløb med antallet af dage tilbage i måneden. Hvis din virksomhed er lille, kan du inkorporere dette beløb direkte i den samlede tal for pålønnede lønninger. I større virksomheder har du sandsynligvis en særskilt konto for lønudgifter, men som med din lønningsafgift, giver det mening at beregne og tegne det beløb, mens du allerede laver dine påløbne lønninger.
Sådan justeres poster for påløbne lønninger
Nu hvor du har udarbejdet alle de involverede pengebeløb, er du endelig klar til at dykke tilbage i bøgerne og foretage de nødvendige justeringer. Først skal du gå tilbage til kontoen "Løn betales" på kreditsiden af din balance, eller hvad som helst, som kontoen hedder i dine bøger. Du har allerede en post der for den foregående betalingsperiode, som allerede er behandlet og regnet for. Nu placerer du en ny post der med beskrivelsen "Juster indtastning" og tilføjer de lønninger, du har beregnet for de sidste par dage af perioden. Hvis du selv holder bøgerne, kan du være mere informativ og mærke det "Justere adgang for påløbne lønninger" eller noget lignende for at hjælpe dig med at huske mere klart, hvad du har gjort. Flyt nu til din resultatopgørelse og indtast en justeringsindgang på nøjagtig samme måde på debitorsiden af din storbog. Til sidst logger du begge de justeringsposter til din journal. Hvis du bruger et computeriseret regnskabsprogram eller et "one-write" manuel system, kan de korrekte beløb overføre sig til tidsskriftet uden at skulle behøve det.
Nedfald af at glemme at justere poster for påløbne lønninger
Hvis du opbevarer dine egne bøger eller bruger en bogholder, der ikke er formelt uddannet, er det muligt at overse disse justeringer i løbet af stress og trængsel ved at lave dine årsskifte, kvartalsvise eller månedlige rapporter. Det er især sandt, hvis din regnskabsår slutter sammen med kalenderåret, så du er ved at følge dette, mens du forsøger at holde op med dine personlige forpligtelser i løbet af ferien. Det er helt forståeligt, hvis du har gået glip af justeringerne, men det betyder ikke, at du ikke er ansvarlig for at holde dine bøger korrekt.
At holde slip eller unøjagtige bøger kan have en række konsekvenser. Långivere eller potentielle investorer kan være forsigtige, og med rette, hvis de finder unøjagtigheder i din økonomi. Det betyder også, at du ikke arbejder med præcise oplysninger, hvilket gør styringsplanlægningen sværere. Hvis du er på et marked, hvor rekruttering af medarbejdere allerede er en udfordring, vil et ry for bungling lønning ikke hjælpe din sag. Endelig kan det medføre bøder og uønsket opmærksomhed fra de statslige skattemyndigheder eller IRS, hvis du ikke beregner dine lønklasser korrekt. At foretage justeringer kræver lidt arbejde fra din side - eller din bogholderens del - men det er værd at gøre det rigtigt.
