En opkaldsrapport er et vigtigt aspekt ved at drive succesfuld forretning. Sælgere og andre fagfolk bruger opkaldsrapporter til at registrere detaljerne for alle de telefonopkald, de foretager, samt besøg på potentielle og eksisterende kunder. Opkaldsrapporter indeholder typisk det, der blev diskuteret, resultatet af samtalen og andre relevante oplysninger. Disse rapporter indsendes derefter til tilsynsførende og bruges til at føre et rekord af kontakter med kunder. De kan også give vejledere en værdifuld tilbagemelding om en medarbejders jobpræstation.
Start med at dokumentere, hvem du talte med. Medtag detaljerede oplysninger om denne person. Det kan være en kunde, potentiel kunde eller returklient. Opkaldsrapporten skal indeholde personens navn, jobtitel, firma, kontaktoplysninger og andre definerende egenskaber. Et eksempel på karakteristika kan være, at denne person er op for en forfremmelse, der ville give ham mere magt i virksomheden.
Medtag i rapporten, om du talte med nogen andre under opkaldet eller besøget. Du har måske talt med en receptionist eller assistent, eller en anden fra firmaet kan have sat på salgssamtalen. Sørg for at medtage relevante oplysninger om tredjepart, f.eks. Hvis hun har mulighed for at træffe beslutning om, hvorvidt virksomheden køber fra dig.
Skriv ned formålet med opkaldet, og om det var personligt eller på telefonen. Du har måske forsøgt at lave et salg, få oplysninger eller bare indhente en eksisterende klient. Detaljerende formålet med opkaldet er vigtigt, fordi du og din vejledende skal analysere, om opkaldet var vellykket.
Tilføj din mening om succesen af opkaldet til opkaldsrapporten. Succesen bestemmes normalt af resultatet. For eksempel, hvis det endelige resultat var et salg, var opkaldet sandsynligvis vellykket. Succesen er imidlertid ikke altid sort eller hvid. Du har måske forsøgt at komme i kontakt med en potentiel ny kunde. Derfor var opkaldet vellykket, uanset om et salg var lukket eller ej, hvis du kunne tale med denne person.
Medtag alle andre oplysninger, du mener, var relevante i opkaldsrapporten. Udseendet og følelsen af kontoret eller stemningen hos den person, du talte med kunne alle være potentielt relevante for det endelige resultat af opkaldet eller besøget. Sådanne oplysninger kan også diktere, hvordan du nærmer dig kontakt med denne person i fremtiden. For eksempel, hvis en potentiel kunde syntes irriteret af din salgsmetode, kan din tilsynsførende foreslå, at en anden sælger på dit kontor med et andet salgstilkørselsforsøg kontakter denne person i fremtiden.
Tips
-
Sørg for at bruge ordentlig stavning og grammatik i dine opkaldsrapporter. Du vil ikke irritere din vejleder med simple fejl. Efter alt kan han bruge dine opkaldsrapporter til at evaluere dit jobpræstation og værdien for virksomheden.
