E-mails og andre elektroniske kommunikationsmidler kan have skubbet papirbreve til bevidsthedskanten, men det ville være vildledende at foreslå, at bogstavskunst er død. Tværtimod bruger virksomheder hver dag brev til at sende information, kommunikere vigtige forhold til kunder og sætte noget håndgribeligt i modtagerens hænder. Et halvformelt brev er passende, når du kender modtageren, men ikke som en ven.
Er Semi-Formal det korrekte format?
Overvej altid modtageren, når du udarbejder en virksomhedsbogstav. Et halvformelt brev er hensigtsmæssigt, når du kender modtageren eller kommunikerer regelmæssigt med ham eller hende, for eksempel den revisor, der ser efter din bogholderi eller kontorchefen til din største leverandør. Hvis du slet ikke kender personen, skal du vælge en formel brevstil. Halvformelle breve er mere høflige end uformelle breve. Tænk på dem som et kors mellem den type officielle brev, du kan skrive til en regeringsautoritet og den afslappede brevstilstand du måske skriver til en ven.
Følg Standard Business Letter Format
Semi-formelle bogstaver følger standard business-letter format; det er kun det sprog, du vil ændre for at oprette en neutral tone. Vælg brevpapir, der er trykt med din virksomheds brevpapir og skriv modtagerens navn og forretningsadresse øverst til venstre på siden. Så hvis du skriver til administrerende direktør for et leverandørfirma, vil den indre adresse læses:
Catherine Torrance, CEO
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Skriv derefter datoen i måned-dag-format. Det er konventionelt i erhvervslivet at skrive for at skrive måneden som et ord: "28. marts 2018."
Vælg en hilsen
Brug modtagerens efternavn efterfulgt af et kolon - "Kære Mr./Mrs./Miss/Ms. Efternavn:" For flere adressater, angiv navnene på alle modtagere - "Kære Fru Tomaker, Mr. Bennett og Dr. Toulson-Smith: "Skriv ikke fornavnet; det anses for uhøfligt. Hvis du ikke kender modtagerens navn, skal du lave onlineforskning for at opdage det. Brug en generel hilsen som "Kære salgschef:" kun som en sidste udvej. I dette scenario vil det være bedre at henvende dig til dit brev "Kære Sir" eller "Kære Fru" og brug en formel tone.
Struktur kroppen for klarhed
Kroppen af dit brev skal slå en høflig og neutral tone. Brug hverdagens ord i stedet for formelle ord, for eksempel "også" i stedet for "yderligere" og "men" i stedet for "dog". Kontrakter som "Jeg er", "Ikke" og "Vil ikke" er okay i et halvformelt brev, så længe de passer til din virksomheds husstil. Åbn ved at beskrive årsagen til, at du skriver og gør dine resterende punkter over to til fire afsnit på en logisk måde, en idé pr. Afsnit. Respekter modtagerens tid og hold brevet så kort og til-punkt som du kan.
Skriv en gratis Luk
Du har forskellige muligheder for afrunding af et halvformelt brev, så vælg en høflig men hjertelig lukning fra nedenstående liste:
- Respektivt din,
- Med venlig hilsen,
- Med venlig hilsen,
- Med venlig hilsen
- hjerteligt,
- Bedste ønsker,
Afslut ved at indtaste dit navn og din titel, og udskriv brevet og underskriv dit navn i mellemrummet mellem lukningen og dit indtastede navn.
Eksempel på et halvformelt brev
Sæt det hele sammen, her er et eksempel på et kort halvformelt brev:
Kære Fru Mears:
Jeg skriver til formelt at invitere dig til at være gæstens højttaler og workshop facilitator på den kommende 2019 Industrial Sales Conference.
Temat for denne konference er "Salg: Riding the Technology Wave." Det vil blive afholdt på Ernest N. Morial Convention Center i New Orleans fra 3. oktober til 5. 2019.
Til dine oplysninger vil Katerina Houlden fra Intelligent Sales være den indledende keynote-højttaler. Temaet for hendes præsentation er "Mastering Sales Big Data." Hvis du logger ind på vores konferenceportal på www.indsalescon.net, kan du se det aktuelle udkastsprogram og de specifikke temaer, som taler og workshops foreløbigt vil dække.
Vi forventer, at fremmøde er den højeste nogensinde i år, i størrelsesordenen 4.000 delegerede og 80 højttalere. Jeg ville være glad og æret, hvis du ville bidrage til denne prestigefyldte begivenhed.
Jeg vil sætte pris på det, hvis du kunne besvare den 30. maj. Herfra kan jeg give dig yderligere oplysninger, du måtte kræve.
Bedste ønsker,
Jane Doe
