Et af de mest frustrerende aspekter ved at drive en virksomhed handler om dårlige checks. At håndtere returnerede checks kan være en kompliceret affære. Det mest almindelige problem, virksomhedsejere og ledere står overfor, er, hvordan man broder emnet med en kunde, især hvis han er regelmæssig. Måske er den mest almindelige og høflige måde at indsamle midler på med et velformuleret brev vedrørende gælden.
Skriv brevet på dit firma brevpapir. Du må ikke forveksle problemet ved at anmode om betaling på dit personlige brevpapir.
Brug den rigtige hilsen til din kunde, to mellemrum under returadressen. Brug udtrykket "Kære" plus efternavnet som "Kære Mr. Jones" eller "Kære Fru Smith." Du kan bruge den generelle "Hej" eller "Greetings" i stedet, men en personlig adresse er bedre. Undgå at bruge et fornavn eller en uformel hilsen som "Hej".
Start brevet ved at adressere gælden på en ikke-truende måde. Et eksempel på dette ville være: "Vi skriver for at fortælle dig, at en personlig check, du udstedte os, blev returneret til os, som ikke var betalt af banken." Fortsæt på en måde, der giver modtageren fordelene ved tvivlen: "Vi er sikre på Dette repræsenterer intet mere end et tilsyn fra din side, og du vil hurtigt rette fejlen."
Giv alle detaljer vedrørende den dårlige check, som bankens navn, checknummer og dato samt beløb. Du skal også henvise til kundens kontonummer hos din virksomhed og dokumentere saldoen på den pågældende konto.
Henvis til din "returcheckgebyr" politik, hvis du har en. For eksempel, hvis du har en skriftlig politik med angivelse af et gebyr på $ 20 for alle returnerede checks, vil du citere fra det og anmode om det sammen med størrelsen af checken. Giv altid kunden det fulde beløb, der skal betales, som f.eks. "Giv venligst $ 150,00 for din returnerede check plus $ 20 returneret checkgebyr for i alt $ 170,00."
Oplys kunden om, hvordan han kan overføre midlerne til dig. Du kan f.eks. Anmode om at få penge til dit forretningssted eller sende en postanvisning eller en bekræftet tjek til din virksomhedsadresse. Angiv også, om du kan acceptere kredit- eller betalingskort over telefon eller personligt.
Angiv betingelserne for betaling: "Venligst overfør betaling inden for 15 dage." Luk med en invitation til modtageren til at ringe til dig med spørgsmål.
Log af og kopier din advokat. Tilføj "advokat" til advokatens efternavn, så modtageren ved, at en juridisk professionel overvåger situationen. Du ønsker ikke at true retssager i et første bogstav. Afvikling af gælden er velegnet, det foretrukne valg. Ved at kopiere din advokat advarer varsleren modtageren om, at du kan tage modtageren til retten, hvis problemet ikke er løst.
Tips
-
Hvis du ikke hører fra din debitor inden for 10 arbejdsdage, følg op med et andet brev understreger dit behov for at høre tilbage fra ham inden for en uge. Hvis du ikke modtager et svar, eller hvis skyldneren nægter at betale, skal du overføre sagen til din advokat.
