Virksomheder etablerer indkøbsprocedurer for at sikre, at køb er i selskabets bedste interesse, og at pengene bruges effektivt. Disse procedurer dækker alt fra små indkøb fra en enkelt leverandør til omfattende budprocesser. I en budproces vælger en indkøbschef det bedste tilbud fra en liste over leverandørbud baseret på omkostninger, pålidelighed og tidsramme for at modtage varerne.
Småpenge
Virksomheder sætte en grænse for småkøbskøb, såsom $ 25 eller $ 100. En medarbejder, der foretager et køb med små penge, gør det ofte med sine egne penge. Han opbevarer kvitteringen og sender en formular til sin vejleder eller lønningsafdelingen, der omfatter omkostningerne ved varen inklusive skat, årsagen til køb, datoen og sælgeren. Han modtager derefter refusion for køb fra småfinansieringsfonden.
Åbent marked
Åbne markedsopkøb kræver ingen budprocesser, men kræver ofte godkendelse af en indkøbsafdeling, fordi prisen på varerne ligger over grænsen for mindre penge. En anmodning giver en anmodning om varer, undertiden navngivning af en bestemt leverandør, og hvis anmodningen er godkendt, laver hun købet direkte fra sælgeren. Hun kan shoppe rundt og modtage verbale pristilbud fra leverandører, men hun behøver ikke og kan vælge sælgeren selv.
Forespørgselsbudgivning
En virksomhed fastsætter en købsgrænse for at bestemme, hvornår den, der anmelder, skal håndtere det meste af købsbudprocessen og når indkøbsafdelingen vil. Hvis prisen på varer ligger under denne grænse, og en budproces er nødvendig, udarbejder anmelderen en liste over bud fra leverandører og sender budene til indkøbsafdelingen, som vælger sælger med det bedste tilbud. Forespørgselsbudprocessen kan indeholde en tidsramme for accept af bud.
Indkøbsafdeling budgivning
Når omkostningerne ved varer eller tjenesteydelser overstiger en købsgrænse, håndterer indkøbsafdelingen det meste af købsbudprocessen med bistand fra anmoderen. Ansøgeren forklarer hvorfor han har brug for varerne, og indkøbsafdelingen kræver bud fra leverandører i et bestemt antal dage. Når denne tid udløber, vælger indkøbsafdelingen sælgeren med det bedste tilbud.
