På mange skoler giver lærerne deres hensigt til det næste akademiske år, der er kendt ved at indsende en hensigtserklæring. I dette brev anfører elementære lærere, om de har til hensigt at vende tilbage til skolen samt stille anmodninger om deres beskæftigelse til det næste skoleår. For at sikre, at disse breve formidler de nødvendige oplysninger effektivt, skal de omhyggeligt formatere disse korrespondancer.
Kontakt information
Øverst på hensigtserklæringer bør elementære lærere medtage deres kontaktoplysninger, begyndende med deres navne og medtage deres adresser. Dette afsnit af oplysninger skal justere til venstre og gå helt øverst på brevet. Dette giver mulighed for nem brev sortering af personale medarbejdere.
Modtagerens adresse
Direkte under deres kontaktoplysninger bør elementære lærere indeholde navn og adresse på de personer, som de sender disse breve til. Disse oplysninger skal indeholde individets fulde navn, samt titel og hans arbejdsadresse. Dette skal også justeres til venstre.
Dato
Datoen skal gå direkte under modtagerens adresse og tjene som et frimærke, der angiver den dato, du sendte brevet. Dette er en særlig vigtig bogstavkomponent, da lærerne i mange skoler har et begrænset vindue til at indsende deres hensigtsbreve.
Salutation
Brevet skal begynde, ligesom næsten alle bogstaver, med en hilsen. Denne hilsen skal være formel af sig selv, selvom læreren er ærlig med den person, der vil modtage brevet. Hilsen skal ende med et kolon.
Emne linje
Lige under hilsen skal læreren indeholde en emnelinje, der begynder med "Emne:" efterfulgt af udtrykkene "hensigtserklæring" eller en anden sætning, der angiver det år, som de giver deres hensigt, såsom "Formålet med 2011-2012 skole år."
Letter Body
Brevlegemet skal ikke indeholde nogen indrykning, men i stedet bestå af stykker, der helt er justeret til venstre. Det skal tydeliggøre lærerens hensigt samt inddrage eventuelle anmodninger, hun måtte have om hendes klassetildeling i det følgende år.
Lukning
Brevet skal lukke med en forretningsmæssig "venlig hilsen" eller en lignende afslutning. Afsenderens underskrift skal følge og under dette, han skal skrive sit navn.
