At give medarbejderne mulighed for at købe uden retningslinjer på plads kan øge omkostningerne og reducere fortjenstmargenerne. Klogt køb begynder med at købe den rigtige mængde og kvalitet af varer til den bedste pris og oprette en procedure, der gør det muligt at overvåge indkøbsprocessen. Brug af et budget og etablering af en standard review proces kan afsløre markedstendenser for at udnytte og prismæssige strukturer, der ellers kunne overses.
Forberedelse
Skriv en liste med alle de materialer og ting, som virksomheden skal købe. Gruppér ensartede varer sammen og giv hver gruppe en passende overskrift. For eksempel vil emner som kuglepenne, juridiske pads og kopipapir alle gå under overskriften "Kontorartikler." Kaffe, te, kopper og plastsked kan alle være opført under "Køkkenartikler." Varer som bindemidler, dvd'er og dvd-tilfælde kan komme under overskriften "Emballage".
Identificer alle afdelinger eller områder i virksomheden, der vil købe indkøbsprodukter og dokumentere de grupper af varer, som hvert område vil købe fra. Markedsafdelingen kan f.eks. Købe fra rubrikkerne "Emballage" og "Kontorartikler". Det administrative personale kan være de eneste, der køber "Køkkenartikler", men vil også købe "Kontorartikler."
Planlæg et indkøbsbudget for hver afdeling ved at bruge virksomhedens årlige budget som udgangspunkt. Indstil et månedligt budget for hver afdeling indkøb - dette kan indebære deltagelse af hver afdelingsleder til endelig godkendelse.
Indsamler sælgeroplysninger, som f.eks. Firmanavn, adresse, telefonnumre, kontaktperson og firmaets kontonummer. Link hvert element, der købes til en bestemt sælger eller sælger. Det er klogt at have en leverandørliste for hver vare, der er tre dybe, så hvis den foretrukne sælger ikke er på lager, er der back-up-leverandører til at gå til. At have mere end én leverandør at købe fra forhindrer forsinkelser i bestilling. Dette er især vigtigt i virksomheder, hvor dele eller andre varer skal bestilles og modtages rettidigt for at overholde frister.
Etablere relationer med sælgerne til at forhandle prisfastsættelser og administrere specialordrer. En udpeget salgsrepræsentant i et leverandørfirma kan rumme og fremskynde beredskabsordrer eller kort fremstillings tid.
Skriv Procedurer
Skriv en trinvis proces for hver afdeling at følge, når du køber. Overvej hvordan et køb vil blive anmodet om, godkendt, bestilt, modtaget, leveret og betalt for. Overvej etableringen af købskuponer til de forskellige niveauer af medarbejdere og medarbejdere. Inkluder procedurer for ad hoc-køb, betalingsmuligheder og køb, der muligvis kræver svar fra andre afdelinger. For eksempel vil indkøb af nye computere fra den administrative afdeling kræve IT-afdelingens engagement og input til køb af installationsartikler, såsom kabler, modemer og routere.
Formuler en trinvis proces til styring af papirarbejdet i indkøbsprocessen. Afhængigt af virksomhedens behov kan en elektronisk indkøbsproces i stedet for en papirbaseret være påkrævet.
Design de nødvendige formularer for hver køb eller køb standardaftale fra en kontorleverandør. Blanketter kan indeholde en købsformular med tilladelsessted, et bestillingsskema, der skal sendes til sælgeren, en formular til modtagelse af varerne i et hovedlager og en anden, der genkender levering til den anmodende afdeling.
Design en proces til styring af klager og ansvarlighed, gennemgang af leverandørforhold og rabatstrukturer, overvågning af indkøbsbudgetter og gennemgang og forbedring af indkøbsprocessen. Tweaking og modifikation af indkøbsprocessen kan give bedre afkast, hvis man nærmer sig metodisk. Kvartalsvise og årlige anmeldelser kan tilføje til virksomhedens bundlinje.
Opret en indkøbsprocedure manual, der beskriver en trinvis vejledning for de medarbejdere, der skal følges. Håndbogen skal indeholde klare trin, som hver medarbejder skal følge for at anmode om, opnå tilladelse og foretage en købsordre. Det skal også identificere dem, der skal styre processen og har tilladelse til at godkende et køb samt en godkendt leverandørliste og en formularliste, der viser formularernes fysiske placering eller hvor de er i virksomhedens computernetværk.
