Indkøb er en afdeling inden for den finansielle afdeling af et firma, der sikrer leverancer og materialer, der kræves af andre afdelinger, indkøbes effektivt. Alt bestilt for hver afdeling skal gå gennem indkøbsafdelingen. Selv om virksomheder har forskellige indkøbsretningslinjer, har alle virksomheder standard indkøbsprocedurer.
Indkøbsordre
Hver tjeneste, materiale eller levering, der anmodes af hver afdeling, skal indsendes som en indkøbsordre. Denne købsordre er et regnskabsnummer for at sikre, at det korrekte beløb betales til sælgeren eller leverandøren. Nummeret følger også ordren for at sikre, at den modtages rettidigt såvel som i den ønskede kvalitet og mængde, der er nødvendig. Købsordren bruges også af sælgeren eller leverandøren, når han fakturerer virksomheden efter levering af ordren.
Indkøb Citater
Indkøbsafdelingen er ansvarlig for at finde den ønskede vare, tjeneste eller leverancer. En indkøbsagent finder forskellige leverandører, anmoder om citater og beslutter hvilken leverandør der opfylder behovene i afdelingsanmodningerne. Indkøbsproceduren skitserer den proces, hvormed indkøbsafdelingen stiller forespørgsler fra leverandører og leverandører. Hver afdelingsleder skal informere indkøbsafdelingen om det præcise element, der kræves, specifikationerne for de ønskede emner og den mængde, der er nødvendig for at drive den pågældende afdeling.
Overvågningsprocedure
Når afdelingerne har givet indkøbsafdelingen oplysninger om den service, leverancer eller materiale, der kræves, overvåger indkøbsagenten ordren i hele processen. Den indkøbsagent, der er tildelt ordren, skal følge op med sælgeren, hvis der sker en ændring eller opdatering og overvåge ordren, indtil den er modtaget. Efter at varen er modtaget, sikrer indkøbsafdelingen, at ordren er korrekt og inden for de udbudte specifikationer.
