Ligegyldigt hvor meget penge en gruppe har i sine kasser, søger måder at spare penge på begivenheder, giver god forretningssans - og endnu mere, hvis den begivenhed har til formål at rejse midler til organisationen. At holde omkostningerne nede med smart, kreativ planlægning indebærer yderligere mødetid og prioritering i stedet for at overtale. Udbetalingen kan medføre flere penge, end du har afskallet - eller i det mindste undgå at starte næste kvartal i rødt på grund af en fest.
Planlæg forud. Den bedste måde at låse priser på og finde gode tilbud kræver at få dit arrangementskomité sammen mindst seks måneder i forvejen for at jage efter gode tilbud. Forsøger at kaste noget i sidste øjeblik giver ikke noget forhandlingsrum, så du betaler fuld pris for noget, du ellers kunne have fået til kostpris eller mindre.
Lav et budget og hold dig til det. Når man gør ting billigt, er målet at komme op med et solidt tal, inden man begynder at tilbyde grænser, når brainstormingen begynder og giver en gruppe mulighed for at prioritere, hvor disse dollars går.
Diskuter måder at spare penge lige ud af porten. Se på muligheder som at bede en engageret donor om at tilbyde sit hjem til et hus parti eller bytte frivillige timer på lokalsamfundets center i bytte for fri brug af deres facilitet. Hvis en madlavningskole er i nærheden, kan postpostere lede efter elever til at prøve deres nye kulinariske færdigheder for at imødekomme din begivenhed eller spørg en professionel, hvis du kan sænke omkostningerne ved at levere din egen servitør eller bartender.
Undersøg omkostningerne ved checklisteartikler, inden du begår en ide eller kontrakt. Lejehaller, cateringfirmaer, musikere, trykningskostnader og festfavourer er hurtigere. Før du får alle begejstrede for en bestemt facilitet eller et band, du ved, får du den lave pris på den faktiske pris.
Brug ressourcerne ved hånden. Se til din bestyrelse eller frivillige base for at hjælpe med arrangementet, hvad enten du udskriver og leverer flyers for at spare udskrivningskostnader eller bede nogen om at donere eller tilbyde AV-udstyr til aftenens præsentation. At slå ind i din kernebase kan skabe betydelige besparelser.
Hold op med en anden ligesindet gruppe for at være vært for en begivenhed. Dette tillader ikke kun deling af omkostninger og pligter, men fremmer også din begivenhed til et udvidet publikum og kan muliggøre ekstra eksponering.
Gør brug af gratis netværk materialer. Mens online-kampagner er hurtige og nemme, kan din gruppe også gøre brug af fællesskabsbulletiner, der tilbydes af radio, tv og aviser. Skriv og distribuer pressemeddelelser af din begivenhed og fremme en vinkel, der kan få din begivenhed til at få øje på de lokale nyheder.
Antag ikke, at du kommer til at få noget for ingenting. Du kan have den mest elskede non-profit eller community organisation i området, men det vil ikke nødvendigvis ligestille en gratis tur for varer og tjenester. Når du beder om rabatter eller donationer, tilbyder du noget til gengæld, såsom en fremhævet omtale i alle salgsmaterialer, nyhedsbrevindkaldelser og synlighed på arrangementet.
Tips
-
Pas på skjulte omkostninger som ekstra lejeafgifter, gebyrer eller tillægsgebyrer og gør dit bedste for at faktorere dem i eller undgå dem alle sammen.
