Når du planlægger et møde i et hotel, vil du gerne sikre, at salgsafdelingen fanger din gruppes behov korrekt, så du ikke bliver overopladet. Din kontakt på hotellet vil oprette et grupperesum for dit møde for at dele med andre afdelinger og sikre, hvad du har brug for på hotellet. Et gruppearbejde er en profil, der indeholder din organisations formål med at møde på hotellet, antallet af gæster, antal soveværelser og parkeringspladser, catering og andre funktionelle behov, hotellet vil være med til at give. Denne profil skal oprettes omkring 14 dage før din begivenhed, så sørg for, at din tidslinje passer i overensstemmelse hermed.
Skriv ud alt, hvad du skal bruge til mødet, og giv det til din hotel salgskontakt for at sikre, at hotellet har ressourcerne til at opfylde dine behov. Måltider, snacks, parkeringspladser, breakout værelser og overnatningsværelser er eksempler på varer, du bør dele med salgskontakten. Dette vil give ham en foreløbig ide for din vision om mødet og hotellets rolle i at gøre det kørende. Han kan levere en standardformular til dig for at udfylde for at fange disse oplysninger.
Opret forfaldsdatoer for deltagere, der mødes med registreringer i forhold til den tidslinje, din hotelforhandlerkontakt har brug for til at informere personalet om dine mødebehov. Brug incitamenter til at tilskynde til tidlig registrering, herunder rabat på registreringsafgifter eller konferencemængder. Sørg for at deltagerne ved, hvad der er tilgængeligt til brug på hotellet og overveje at indregistrere ekstra aktiviteter på din formular. Spabehandlinger, ikke-møde middage og udflugtsaktiviteter er ting, du kan medtage, hvis hotellet har ressourcerne til at give dem, og de opfylder omfanget af dit møde.
Kommuniker med din salgskontakt, når du overgår din endelige forfaldsdato for at sikre, at han har et tal af de mennesker, der deltager, og hvad der skal bruges fra hotellet. Basér eventuelle yderligere tal på kommunikation, du modtager fra potentielle deltagere, der ønsker at deltage, men ønsker at registrere på stedet og historiske numre til registrering på stedet.
Anmod om en gennemgang af dit gruppes CV senest to uger før dit møde. På dette tidspunkt vil gruppens CV blive oprettet og vil være klar til at blive delt med resten af hotellet. Du vil sikre dig, at de tal og aktiviteter, der er taget af salgskontakten, svarer til dine tal og aktiviteter planlagt til mødet. Stil spørgsmål for at sikre, at du forstår hver linjepost, du gennemgår. Bring eventuelle uoverensstemmelser til din salgs kontakt øjeblikkelig opmærksomhed.
Gennemgå din faktura fra hotellet og sammenlign den med de oplysninger, du har gennemgået på dit gruppes CV og organisationens registreringsoplysninger, når mødet er færdigt. Kontroller for unøjagtigheder og overladninger. Hvis du finder noget, skal du kontakte din salgskontakt og salgschefen, så de kan rettes i overensstemmelse hermed.
Tips
-
Anmod om en fysisk kopi af dit gruppes CV inden dit møde for at beholde dine optegnelser. Gennemgå eksempler på genoptagelsesformularer for at få en ide om, hvad hotelafdelingen skal bruge på forhånd. Kommuniker eventuelle større ændringer, der vil påvirke din mødemøde så hurtigt som muligt.
