Årsregnskabet for et selskab omfatter resultatopgørelsen, balancen og opgørelsen over pengestrømme. Resultatopgørelsen opsummerer indtægter, omkostninger og overskud i en regnskabsperiode. Balancen opregner aktiver, passiver og egenkapital, og opgørelsen over pengestrømme opsummerer pengestrømmen og udstrømningen. Nøjagtige årsregnskaber er vigtige, fordi ledelsen, investorer, kreditorer og eksterne revisorer er afhængige af pålidelige og komplette oplysninger til vurdering af virksomhedernes økonomiske sundhed og ydeevne. Nøjagtigheden starter med journalposter og slutter med den administrerende direktør, der bekræfter pålideligheden af oplysningerne.
Sikre nøjagtigheden af dataindtastningsprocessen, som indebærer journalposter af finansielle transaktioner og udstationering af journalposter til storboeken. Hvis dine dataregistreringspersonale laver matematiske fejl eller indtaster dataene i de forkerte konti, vil en sofistikeret regnskabspakke ikke detektere det. Træning og tilfældig overvågning er to måder at sikre kvalitetskontrol i dataprocessen. I en november-artikel "Northern Nevada Business Weekly" -artikel anbefaler den certificerede offentlige revisor, Mike Bosma, at du giver datatildelingsklienterne et trykt kort over virksomhedens konti til brug som reference, så de indtaster dataene i de rigtige konti.
Afstem dine regnskaber med eksterne poster, såsom kontoudtog, leverandørfakturaer, kreditkortopgørelser og andre dokumenter. Tallene skal matche. For eksempel skal kontantsaldoen på din balance svare til den endelige saldo på din kontoudskrift. Tilsvarende bør den langsigtede gældsbalance svare til de samlede saldi på realkreditlån og andre langfristede lånedokumenter.
Kontroller for indlysende balancefejl. I en vejledende note offentliggjort på sin hjemmeside anbefaler Illinois Small Business Development Center på Illinois State University, at småfirmaer søger efter åbenbare fejl i balancen, som f.eks. En negativ kontantsaldo.
Gennemgå resultatopgørelsen for eventuelle fejl. Omkostninger til solgte varer bør ikke være de samme hver måned, fordi din salgsammensætning sandsynligvis vil variere hver måned. Hvis du har anlægsaktiver, skal der være en post for afskrivninger. Bekræft, at du har foretaget justeringsposterne for påløbne, men ubetalte udgifter, såsom renteudgifter og lønudgifter.
Bekræft, at du har foretaget justeringer for ikke-kontante omkostninger i pengestrømsopgørelsen. Forskellen i netto kontantbalancen mellem de foregående og nuværende perioder bør svare til ændringen i dine kontoudtog, forudsat at udlånet går gennem din virksomheds bankkonti.
Følg op med din bogholder, butikschef eller lagerførende leder, hvis du finder anomalier. For eksempel kan en højere end normal lagerbeholdning være resultatet af for mange forældede eller ophørte varer på lager. Et højt salgsudbyttebeløb kan indikere et kvalitetskontrolproblem i dit produktionsanlæg eller i leverandørens anlæg.