Et uformelt forslag er det første skridt i et projekt. Hovedformålet er at give projektets bredbaserede mål og udarbejde nogle skridt til, hvordan det vil nå disse mål. Ved at fastlægge, hvad projektet er, hvad projektet skal gøre og hvordan det vil gøre det, kan det starte processen mod finansiering, personaleallokering og andre formelle projektledelsesprocedurer.
Erklæring om behov
En entreprenørs uformelle forslag om at bygge en bro skal starte med en erklæring om behov. Entreprenøren åbner sit forslag ved at angive, hvad bygherren har brug for. Han fastslår ikke kun, at han har brug for en bro, men hvilken bro han har brug for. Denne erklæring vil være i overensstemmelse med projektets målsætninger og metoder.
I dette tilfælde har bygherren brug for en bro, der strækker sig over en 400-yard flod og håndterer to baner i trafikken. Denne bro skal færdiggøres inden for to år, da det er, når den eksisterende bro ikke længere kan bruges.
Mål og mål
Entreprenøren fortsætter med at angive bredbaserede, men specifikke mål. I dette tilfælde er målet at bygge en bro, der opfylder ovennævnte behov om 15 måneder. Med etablerede mål fastlægger entreprenøren specifikke mål med milepæle, der vil opfylde disse mål. I dette tilfælde vil broens design blive afsluttet om tre måneder; Den indledende konstruktion begynder straks efter dette med planlægning, ansættelse af personale og leasingudstyr.
Mål vil have visse kriterier. For eksempel bør forslaget definere "indledende konstruktion" og indstille en bestemt dato vil blive indstillet for, hvornår den skal starte.
Konsekvenser
Det uformelle forslag går ud på at specifikt angive konsekvenser. Entreprenøren vil påpege, hvorfor han skal ansættes og hvordan hans bro vil være værdifuld. I dette tilfælde peger han på hans track record af broer, han byggede i fortiden, som han færdiggjorde forud for tidsplanen og stod tidstesten.
Handlingsplan
Endelig indeholder det uformelle forslag en handlingsplan. Entreprenøren skriver, hvordan han vil nå de ovennævnte mål. For målet om at have broen designet om tre måneder, vil han skrive, at han allerede har en arkitekt i tankerne, der er ledig og har en oversigt over at designe projekter som dette om tre måneder eller mindre.
Entreprenøren vil fortsætte med at forholde hvert mål til en bestemt plan for at vise, hvordan han er den bedste entreprenør til jobbet.
